Aus dem Buchungssatz-Editor heraus können Sie über den Menüpunkt Programm - Buchungsdialoge - Standard oder einfach per Doppelklick zu einem Dialogfenster für die Bearbeitung eines einzelnen Buchungssatzes gelangen, was einer einzelnen Zeile im Editorfenster entspricht. Routinierte Benutzer, die die Konto-Buchstaben bzw. Kontonummern auswendig wissen, werden schneller im Editor zurechtkommen. Wenn Ihnen aber die Bedeutung von bestimmten Konten nicht klar ist, werden Sie diesen Dialog hilfreich finden.

Während der Buchungsdialog geöffnet ist, können Sie im Editor keine Veränderungen vornehmen, er befindet sich dann im Nur-Lese Modus.

Der hier beschriebene Standard-Buchungsdialog ist in TEXTBUCH fest verdrahtet und nicht veränderbar. Es gibt noch beliebig viele weitere Buchungsdialoge, die Sie als Benutzer selbst gestalten können. Hierfür steht Ihnen seit TEXTBUCH 4.1 der sog. Dialogeditor zur Verfügung. Seit TEXTBUCH 4.1 gibt es einen speziellen Buchungsdialog für Skontobuchungen, der mit dem Dialogeditor erstellt worden ist und von Ihnen nach Ihren Bedürfnissen verändert werden kann. Dieser sog. Skontodialog wird im Tutorial des Hauptkapitels "Dialogfenster selbst erstellen" beschrieben. Es gibt des weiteren einen nachprogrammierten Standard-Buchungsdialog, den Sie ebenfalls über den Dialogeditor Ihren Bedürfnissen anpassen können.

Der fest im Programm verdrahtete Standard-Buchungsdialog hat gegenüber den benutzerdefinierten Dialogen den Vorteil, dass Sie per Doppelklick in den Editor eine Buchungszeile in das Dialogfenster und vom Dialog wieder zurück in den Editor übertragen können, während die individuellen Dialoge immer nur Daten vom Dialogfenster in den Editor hinein übertragen können.

Buchungsdialog, aufgerufen vom Buchungssatz-Editor

Benutzung des Standard-Buchungsdialoges

Die Belegnummer kann eine beliebige Zeichenfolge enthalten, nicht aber Leerzeichen.

Das Datum wird in der Schreibweise TT.MM.JJ eingegeben. die Felder Datum und Betrag werden grün hinterlegt, wenn die Schreibweise korrekt ist, andernfalls rot. Statt 01.02.03 dürfen Sie auch nur 0102 eingeben, das Datum wird dann automatisch vervollständigt.

Die Belegnummer erscheint im Editor vor dem Datum. Es kann eine beliebige Zeichenfolge (Zahlen und Buchstaben) eingegeben werden, Leerzeichen sind jedoch nicht erlaubt. Wenn Sie mit +nächster oder +ähnlicher eine neue Buchung eingeben, so wird die Belegnummer vom Programm automatisch hochgezählt. "Hans001" wird zu "Hans002" und "Hans002c" wird zu "Hans002d". Die neue Belegnummer wird von der zuletzt im Buchungsdialog eingegebenen Belegnummer abgeleitet. Sie müssen in diesem Fall selbst darauf achten, dass Sie die Belegnummer nicht schon an anderer Stelle vergeben haben. Je nachdem, ob Sie sich zur Eingabe von Belegnummern und somit zur "Ordnungsgemäßen Buchführung" verpflichtet haben (Einstellungen-Buch Seite Formate), müssen Sie dieses Feld ausfüllen oder es ist Ihnen freigestellt.
Der Buchungstext beschreibt den Buchungsvorgang. Sinnvolle Bezeichnungen sind "Meier Schreibwaren Bleistifte" oder "Kasse auffüllen". Eckige Klammern haben eine besondere Bedeutung: sie enthalten den Gegenstandsbezeichner und dürfen nur in diesem Zusammenhang verwendet werden. Wenn Sie keine Gegenstandsbezeichner (Inventar, Mahnwesen u.a.) verwenden, dann dürfen Sie trotzdem keine eckigen Klammern benutzen.

Im Eingabefeld Buchungstext steckt eine unsichtbare Funktionalität, wenn Sie Positionen im Rahmen der TEXTBUCH Kostenrechnung nutzen. Wenn Sie ein Positionszeichen eintippen (z.B. das Dollarzeichen $) und in der Positionsdatei oder in schon eingelesenen Buchungssätzen Positionen definiert sind, erhalten Sie eine Auswahlliste der verfügbaren Positionsbezeichner, wenn Sie das Positionszeichen mit Leerzeichen dahinter eingeben. Durch eine Auswahl eines Positionsbezeichners per Mausklick wird der Positionsbezeichner in den Buchungstext übertragen und die Auswahlliste verschwindet wieder. Um erneut die Auswahlliste zu erhalten, müssen Sie den Positionsbezeichner bis auf das Positionszeichen löschen. Diese Funktionalität steht nur dann zur Verfügung, wenn entweder noch keine Konten ausgewählt sind oder Konten ausgewählt sind, die für den entsprechenden Positionsbezeichner zulässig sind.

Mit dem Button Positionsbez. gelangen Sie in den Positionsdialog. Hier können Sie im Rahmen der Kostenrechnung die gewünschte Position (Kostenträger oder Kostenstelle) über eine Baumstruktur auswählen.

Die Auswahl des Soll- und Habenkontos geschieht in zwei Schritten: Zuerst wählen Sie aus, ob es sich um eine Aufwandsbuchung, Ertragsbuchung oder eine Neutralbuchung (Buchung zwischen Bestandskonten, z.B. Kasse und Girokonto) handelt. TEXTBUCH stellt Ihnen dann in den Drop-Down-Feldern nur noch die Konten zur Auswahl, die dann noch in Frage kommen. Dabei dürfen Sie entweder ein Konto aus der Drop-Down-Liste auswählen oder aber Konto-Buchstabe oder Kontonummer direkt in das Eingabefeld tippen - bei einer korrekten Eingabe ergänzt TEXTBUCH Ihre Eingabe um den Erklärungstext.

Für den Spezialfall, dass Sie z.B. ein Konto 123 und ein Konto 1234 haben, wird nach der Eingabe von "123" das Konto nicht automatisch schon ausgewählt, weil schließlich zwei Konten gemeint sein können. Wenn Sie wirklich "123" meinen, müssen Sie noch einmal die Leertaste betätigen.

Korrekturbuchung ist ein Sonderfall. Die Vorauswahl von Konten ist dann abgeschaltet, es ist "alles erlaubt". Damit TEXTBUCH beim Verarbeiten nicht "meckert", muss im Buchungstext von Korrekturbuchungen immer die Zeichenfolge "Korr", "Storn", "Berichti", "Aufl" (Auflösung) oder "Erstatt" (Erstattung) vorkommen. Wenn Korrekturbuchung aktiviert ist, sehen Sie dies zusätzlich auch noch in der Titelzeile des Dialogfensters.

Wenn der Haken bei Bestands- und Gegenkonto gesetzt ist, können Sie den Soll-und-Haben Buchungssatz auf eine ganz andere Weise eingeben. Die Knöpfe "Aufwands- Ertrags- Neutral- Korrekturbuchung" wandeln sich in LED-Lämpchen um und können nicht mehr angeklickt werden. Statt einem Soll- und einem Haben-Konto wird jetzt Konto und Gegenkonto eingegeben. Das "Konto" ist immer ein Bestandskonto, das "Gegenkonto" kann jedes beliebige Konto sein. Während das "Konto" wie üblich eingegeben werden kann, steht für das "Gegenkonto" kein Drop-Down-Feld, sondern nur die Eingabe über Kontonummer oder Konto-Buchstabe zur Verfügung. Wenn nicht nur das "Konto", sondern auch das "Gegenkonto" ein Bestandskonto ist, so lässt sich mit dem Vertauschknopf (der Knopf mit dem kreisförmigen Pfeil) der Inhalt von "Konto" und "Gegenkonto" vertauschen, was jedoch nur eine andere Darstellung im Buchungs-Dialog, nicht aber einen anderen Buchungssatz bedeutet. Ob das "Konto" das Soll-Konto und das Gegenkonto das Haben-Konto ist oder umgekehrt, ergibt sich aus den gewählten Konten sowie aus dem Vorzeichen des Geldbetrages, das nur hier eine Bedeutung hat und bei der normalen Eingabeform (Soll- und Habenkonto) immer positiv sein muss.

Wenn Bestands- und Gegenkonto markiert ist, wird das Vorzeichen des Geldbetrages optisch zusätzlich hervorgehoben: die Hintergrundfarbe des Betragsfeldes wird grün bei positiven und rot bei negativen Beträgen. Mit negativen Beträgen wird aus dem aus Sicht von "Konto" etwas weggenommen, mit positiven Beträgen etwas hinzugefügt. Ist das "Konto" ein Konto der Passiva, also im Kontenplan mit (passiv) markiert - beispielsweise Rückstellungen oder Eigenkapital - so entspricht die grüne Farbe (hinzufügen) einer Haben-Buchung, in allen anderen überwiegenden Fällen bedeutet grün eine Soll-Buchung und rot eine Haben-Buchung. Wenn nun auch im Gegenkonto ein Bestandskonto aufgeführt ist.

Ob Sie nun lieber die Eingabeform Bestands- und Gegenkonto aktivieren oder nicht, ist letztlich Geschmackssache. Praktisch ist es dann, wenn Sie die Buchungssätze in Gruppen gleicher Bestandskonten sortieren, also z.B. untereinander alle Buchungen im Girokonto eingeben. Sie können jederzeit erneut auf Bestands- und Gegenkonto drücken und so wieder zur normalen Soll-Haben-Eingabe zurückkehren.

Die blauen Knöpfe Soll und Haben aktivieren den Kontendialog. Für den Fall, dass die Drop-Down-Liste unübersichtlich lang oder unvollständig ist, können Sie so auch über den Kontendialog ein Konto zum Buchen auswählen. Hierbei drücken Sie im Kontendialog nach der Auswahl auf auswählen oder Sie doppelklicken auf das gewünschte Konto und Sie gelangen zurück zum Buchungsdialog.

Beachten Sie bitte die möglichen Benutzer-Einstellungen zum Buchungsdialog auf der Seite Computer des Einstellungen-Buches.

Der Betrag muss wie beim Editor in der strengen Schreibweise mit zwei Stellen hinter dem Komma und optionalen Tausenderpunkt eingegeben werden. Alternativ darf auch eine mathematische Formel eingegeben werden, z.B. "(30+5)*2". In diesem Fall sind die Tausender-Punkte nicht mehr zulässig und die zwei Stellen hinter dem Komma nicht mehr verpflichtend. In den Editor wird dann das Ergebnis übertragen.

Wenn ein Betrag Mehrwertsteuer enthält und Sie für Mehrwertsteuer optiert haben, dann können Sie unten im Dialogfenster angeben, ob der Betrag Mehrwertsteuer enthält oder nicht. In den meisten Fällen werden Sie hier gar nichts verändern müssen, denn im Kontenplan sind mit den Zeichen (o) (h) und (v) (für ohne, halb, voll) schon die Konten entsprechend markiert, also Literatur mit (h) und Post mit (o). Für bestimmte Länder gibt es noch einen dritten Mehrwertsteuersatz (s) für "sonder".

Überlicherweise werden die Beträge als Bruttobeträge inkl. Mwst. eingegeben. Im Handel ist es aber z. T. auch üblich, die Nettobeträge zu buchen. Eine Schweizer Spezialität ist die 5-Rappen-Rundung, sie funktioniert im Prinzip aber auch bei Euros. Hier wird der Mehrwertsteuerbetrag auf 5 Rappen (bzw. Cent) gerundet und der Brutto- bzw. Nettobetrag entsprechend angepasst.

Die Höhe des Mehrwertsteuersatzes hängt auch vom Datum ab, da TEXTBUCH zwei Mehrwertsteuerhöhen und einen dazugehörigen Stichtag (Verarbeiten - Einstellungen) speichern kann.

Unabhängig von der eigentlichen Euro-Umstellung, die beim Übergang von einem Buchungsjahr zum anderen stattfindet, können Sie im Buchungsdialog in der jeweils anderen Währung buchen. Hierfür setzen Sie den Haken Euro oder entfernen es. Unterhalb des Eingabefeldes für den Betrag sehen Sie den Betrag in der jeweils anderen Währung. Beim Übertragen in den Editor wird dann der Betrag ggfs. in die Währung des Buchungsjahres sofort umgerechnet.

Die Rappenrundung betrifft nur Schweizer Anwender. In der Schweiz ist es zum Teil üblich, die Mehrwertsteuer auf 5 Rappen zu runden, bei entsprechend angepasstem Netto- bzw. Brutto-Betrag.

Wenn Sie den Buchungsdialog verlassen wollen, drücken Sie übertragen oder verwerfen, je nachdem ob die getätigten Eingaben im Dialogfeld in die aktuelle Editorzeile übertragen werden soll oder die Eingaben verworfen werden sollen.

Wenn hintereinander mehrere Buchungen über den Buchungsdialog eingegeben werden sollen, so drücken Sie statt übertragen +nächster. Das hat dann die Wirkung wie bei übertragen, aber es wird der Buchungsdialog sofort erneut gestartet. +nächster startet den Buchungsdialog mit leeren Eingabefeldern, während +ähnlicher die Daten der letzten Buchung beibehält, sinnvoll also für das Buchen mehrerer ähnlicher Buchungen.

TEXTBUCH orientiert sich bei der Formatierung der neuen Zeile, wenn sie noch nicht vorhanden war, an der vorherigen Zeile. Wenn keine Zeile vorher eingegeben wurde, so füllen Sie im Editor die Zeile selbst Ihrem Empfinden nach mit Leerzeichen auf. Der nächste Buchungssatz wird dann automatisch so formatiert wie Sie es einmal vorgegeben haben.