Die Verwaltung von "Gegenständen" ist eine allgemeine Funktionalität von TEXTBUCH, die für unterschiedliche Themen genutzt werden kann:
In TEXTBUCH gibt es sog. Gegenstandsbezeichner und Gegenstandslisten. Diese können in der Anlagenverwaltung ein Inventar darstellen, aber auch für Mahnwesen, für Abschreibungstabellen und vieles mehr verwendet werden. "Gegenstände" sind die "Dinge", die sich in einem Bestandskonto befinden.
In den Beispielsdateien KONTPLAN.TXT (HINZ und KUNZ GmbH) und AUSGABE.SKT ist die Gegenstandsbezeichner-Funktion ausgespart, um den Einstieg in TEXTBUCH möglichst einfach zu halten.
Um Gegenstände zu buchen, müssen Sie
A ist ein mit (Liste) im Kontenplan markiertes Anlagekonto, K ist die Kasse
31.05.07 1000 A4-Klemmschienen gekauft [1000 A4Klemm] A:K 210,00
Wird die Angabe eines Gegenstandes vergessen, so wird beim Verarbeiten eine Warnung ausgegeben.
Wenn z.B. eine Rechnung gebucht wird, kann auch die Angabe der Stückzahl weggelassen werden, sie ist dann standardmäßig eins:
O "Offene Rechnungen", 2 Ertragskonto, G Girokonto
18.05.07 Rechnungsstellung Beratung Meier [RE1234] O:2 500,00 05.06.07 Geldeingang für Beratung Meier [RE1234] G:O 500,00
Solange die Rechnung noch offen ist, taucht "RE1234" in der Gegenstandsliste (Ausgabedatei EBLISTE.TXT) auf.
Es dürfen auch Gegenstände mit einer Stückzahl von Null gebucht werden, so dass zwar der Geldbetrag erhöht wird, nicht aber die Stückzahl des Gegenstandes:
18.05.07 Verzugszinsen Re. Meier [0 RE1234] O:2 3,50
Die Anzahl von Gegenständen wird in der Gegenstandsliste (Ausgabedatei EBLISTE.TXT) grundsätzlich mit drei Stellen hinter dem Komma ausgegeben, um Stückzahl-Beträge von Geldbeträgen unterscheiden zu können.
Wird das gewünschte (Gegenstands-)Listenkonto mit (Liste) im Kontenplan versehen, so werden die Gegenstände in der Gegenstandliste alphabetisch sortiert, mit (DListe) dagegen nach dem Einbuchungsdatum.
Im Buchungsdialog haben Sie die Möglichkeit, zum Ausbuchen eines Gegenstandes aus einer Drop-Down-Liste den passenden Gegenstand auszuwählen. Solange kein Listenkonto ausgewählt wurde, sind die Gegenstands-Eingabefelder ausgegraut und nicht benutzbar.
Gegenstände können außerdem auch für Anlagegüter verwendet werden, die am Jahresende abgeschrieben werden (Afa = Absetzung für Abnutzung). Hierbei bedeutet die Stückzahl von eins, dass der Gegenstand noch nicht abgeschrieben wurde und 0,5, dass der Gegenstand zur Hälfte abgeschrieben ist. Um für eine 4-jährige Abschreibungsdauer 25% abzuschreiben, wird die Stückzahl 0,25 herausgebucht:
A Anlagegüter (Afa-pflichtig, über 800 EUR)
a Abschreibung Büroeinrichtung
G Girokonto Bank
01.05.18 Computer [Comp @4] A:G 2380,00 (=2000 netto) 31.12.18 lineare Afa [0,25 Comp] a:A 500,00
Hierbei bedeutet der Ausdruck "@4", dass der Gegenstand über 4 Jahre linear abgeschrieben wird. Wenn Sie nur wenige abschreibungspflichtige Anlagegüter haben, können Sie die Afa-Buchungssätze von Hand ermitteln und eingeben. Bei mehr abschreibungspflichtigen Anlagegüten können Sie TEXTBUCH die Afa-Buchungssätze auch automatisch erzeugen lassen, wobei TEXTBUCH diverse Abschreibungsmethoden beherrscht.
Um Afa-Buchungssätze automatisch generieren zu lassen, müssen
Sie lediglich die Skriptdatei AFA.SKT im Einstellungen-Buch anmelden
(nach AUSGABE.SKT) und im TEXTBUCH-Hauptfenster die If-Bedingung AFA
setzen. TEXTBUCH erzeugt eine neue Ausgabedatei BUCHAFA.TXT,
die die erforderlichen Afa-Buchungssätze erhält. Diese Buchungssätze können Sie
dann entweder von Hand in Ihre Haupt-Buchungssatzdatei kopieren oder aber gleich
die Buchungssatz-Datei im Einstellungen-Buch mit dem Namen
"AUSG*\BUCHAFA.TXT" fest anmelden. Die Datei wird aber erst dann interpretiert,
wenn Sie die If-Bedingung AFA wieder gelöscht haben.