Unterkapitel:
Umsatzsteuer und Vorsteuer automatisch verbuchen lassen
Bei den meisten Konten kann angegeben werden, ob die Buchungen standardmäßig mit, ohne oder mit halber Mehrwertsteuer durchgeführt werden sollen. Darauf folgt der Konto-Buchstabe. Die Klammer-Ausdrücke (o), (v) und (h) bedeuten Mehrwertsteuer standardmäßig Ohne, Voll, Halb. Für bestimmte Länder gibt es noch einen dritten Mehrwertsteuersatz "sonder" (s).
Erst auf den zweiten Blick stellt man fest, dass es für den Computer eine richtige Standardbehandlung für Mehrwertsteuer nicht so einfach ist. In TEXTBUCH 3.05 wurde die Standardbehandlung der Mehrwertsteuer verändert, Sie können nun zwischen zwei Betrachtungsweisen wählen, was vor allem bei Konten des Anlage- und Umlaufvermögens (Lagerhaltung, Abschreibungen) einen Unterschied machen kann. Das folgende Kapitel "Standard-Behandlung von Mehrwertsteuer" beschäftigt sich mit diesem Problem näher.
Brutto- und Netto-Buchungen
Bei der Buchhaltung im Handel kann es sinnvoll sein, bei bestimmten Konten in Buchungssätzen Beträge standardmäßig nicht brutto einzubuchen, sondern netto. Steht irgendwo in der Zeile ein (n) für "Netto-Konto", so werden die vom Benutzer im Buchungssatz eingetippten Beträge als Netto-Beträge angesehen und nicht als Brutto-Beträge. (b) bedeutet Brutto-Konto und ist die Standardeinstellung. (b) und (n) ist nur im Zusammenhang mit (v), (h) oder (s) zulässig, andernfalls wird ein Hinweis ausgegeben.
(v) Z 1500 (n) Lager Computerbauteile
Es darf nicht (vn) geschrieben werden.
Rigide Mehrwertsteuerkonten: verpflichtende Behandlung der Mehrwertsteuer
Mit einem Ausrufezeichen hinter dem v, h, o oder s wird die im Kontenplan festgelegte Mehrwertsteuer-Behandlung verpflichtend und die Eingabe von Ausnahmen im Buchungssatz in Form der Kleinbuchstaben v, h, o bzw. s hinter dem Buchungssatz führt zu einer Fehlermeldung:
(v!) 2 4000 Honorare incl. voller Mwst
Der Zweck dieser Funktion ist es, Fehlbuchungen zu vermeiden, die dann zu Problemen bei der Umsatzsteuervoranmeldung führen könnten.
Angabe der Mehrwertsteuer-Behandlung bei Bestandskonten Umlaufvermögen bzw. Verbindlichkeiten
Die Markierungen (v), (h) und (s) dürfen nur bei bestimmten Haupt-Kontenmengen verwendet werden, nämlich:
AUFWANDSKONTEN + ERTRAGSKONTEN + ANLAGEKONTEN + IMMERUMLAUFKONTEN
Diese vier Kontenmengen bilden zusammen die Kontenmenge ERLAUBTEMWSTKONTEN.
Üblicherweise ist es weder erlaubt noch sinnvoll, in der Kontenmenge der UMLAUFODERVERBINDKONTEN Angaben zur Mehrwertsteuer-Behandlung zu machen. In diesem Fall erscheint eine Fehlermeldung.
In seltenen Fällen kann es trotzdem notwendig sein. Diese Ausnahme können Sie zulassen durch die Einklammerung mit zwei Stern-Kommandos:
***Bestandskonten Umlaufvermögen bzw. Verbindlichkeiten
***MWST EIN (...eine oder mehrere Konten-Zeilen mit (v), (h) oder (s)...) ***MWST AUS
So markierte Konten sind sowohl in der Kontenmenge UMLAUFODERVERBINDKONTEN als auch in der Kontenmenge ERLAUBTEMWSTKONTEN enthalten.
Buchung auf das jeweils andere Mehrwertsteuerkonto
Fällt bei einem Ertrag Mehrwertsteuer an, so wird dieser von TEXTBUCH automatisch im Umsatzsteuerkonto auf der Haben-Seite verbucht. Beim Aufwand wird die Mehrwertsteuer im Vorsteuerkonto auf der Soll-Seite verbucht. In 99% der Fälle ist das auch richtig so.
Es gibt aber wenige Buchungen, bei denen z.B. die Mehrwertsteuer bzgl. eines Aufwandes nicht auf der Soll-Seite des Vorsteuerkontos, sondern auf der Soll-Seite des Umsatzsteuerkontos gebucht werden soll. Eine solche Buchung ist zwar eine normale Aufwandsbuchung, für den Mehrwertsteuer-Anteil ist es dagegen eine Art Korrekturbuchung. Dies ist konkret bei Skontobuchungen erforderlich: Skonto ist ein Aufwand, der den zu versteuernden Umsatz senkt und somit nach unten korrigiert. Umgekehrt wäre auch eine Ertragsbuchung denkbar, bei der eine quasi negative Vorsteuer anfällt.
(v) (a) 5723 Gewährtes Skonto als Aufwand
Das (a) steht für "anderes Mehrwertsteuerkonto".
Auto-Umsatzsteuerkonten
TEXTBUCH ermöglicht es Ihnen, bei Buchungen bestimmte Konten betreffend (z.B. Bürobedarf) standardmäßig die Vorsteuer herausziehen zu lassen. Hierfür müssen Sie im Kontenplan festlegen, welche Konten die sog. Vorsteuerkonten und welche die Umsatzsteuerkonten sind, also auf welche Konten TEXTBUCH automatisch die Vor- und Umsatzsteuer buchen soll, da diese Konten in den Buchungssätzen nicht eigens genannt werden.
Im Normalfall gibt es bei kleinen GmbH's zwei "Bestandskonten Umsatzsteuer", eines für die Vorsteuer und eines für die Umsatzsteuer. Von diesen beiden Konten wird von Hand (also mit einem selbst eingegebenen Buchungssatz) der Saldo - z.B. vierteljährlich - auf das normale Bestandskonto "Umsatzsteuer-Verrechnung" übertragen.
Wenn Sie mit zwei Umsatzsteuerkonten (Umsatzsteuer und Vorsteuer) wie im obigen Beispiel zufrieden sind, können Sie dieses Unterkapitel überspringen.
TEXTBUCH ermöglicht Ihnen, eine verschieden große Anzahl von Umsatzsteuerkonten zu definieren. Es können null bis maximal sechs Auto-Umsatzsteuerkonten definiert sein. Wenn kein Konto unter
***Bestandskonten Umsatzsteuer
steht und auch keine Konten mit (AutoVst) oder (AutoUSt) markiert worden sind, wird Mehrwertsteuer bei den Buchungen nie eigens berücksichtigt, d.h. Sie haben dann als Kleinunternehmer nicht für Mehrwertsteuer optiert.
Die sechs möglichen Konten ergeben sich wie folgt:
"Sonder" ist bei TEXTBUCH der dritte Mehrwertsteuersatz, den es in Deutschland jedoch nicht gibt.
Falls Sie Umsätze tätigen, die mit halber Umsatzsteuer belegt sind, verlangt das Umsatzsteuer-Voranmeldungsformular die getrennte Ausweisung dieser Umsätze. Dann genügt ein Umsatzsteuerkonto allein nicht und Sie benötigen noch ein weiteres Konto, z.B.
Ü 3806 Umsatzsteuer mit halbem Mehrwertsteuersatz
Es gibt nun zwei Möglichkeiten (entweder oder!), im Kontenplan die Auto-Umsatzsteuerkonten festzulegen.
Seit TEXTBUCH Version 3 können die Vorsteuerkonten ganz traditionell unter "***Umlaufvermögen bzw. Verb." oder "***Immer Umlaufvermögen" und die Umsatzsteuerkonten als ein Fremdkapital unter "******Bestandskonten Umlaufvermögen bzw. Verbindlichkeiten" bzw. "***Immer Verbindlichkeiten" aufgeführt und mit folgenden Ausdrücken markiert:
(AutoVst) ist das Konto, in das sowohl die "halben" als
auch die vollen Vorsteuer-Beträge hineingebucht werden
(AutoVstH) ist das Konto, in das die "halben" Vorsteuer-Beträge hineingebucht werden
(AutoVstV) ist das Konto, in das die vollen Vorsteuer-Beträge hineingebucht werden
(AutoVstS) ist das Konto, in das die Sonder-Vorsteuer-Beträge hineingebucht werden
(Österreich, Schweiz...)
(AutoUst) ist das Konto, in das sowohl die "halben" als auch die vollen Umsatzsteuer-Beträge
hineingebucht werden
(AutoUstH) ist das Konto, in das die "halben" Umsatzsteuer-Beträge hineingebucht
werden
(AutoUstV) ist das Konto, in das die vollen Umsatzsteuer-Beträge hineingebucht
werden.
(AutoUstS) ist das Konto, in das die Sonder Umsatzsteuer-Beträge hineingebucht
werden.
Jede derartige Markierung darf nur einmal im Kontenplan verwendet werden. Wenn Sie (AutoVst) verwendet haben, dann sind sowohl (AutoVstH) als auch (AutoVstV) und (AutoVstS) schon vergeben, für die Umsatzsteuer gilt dasselbe.
Diese Schreibweise wird von den ausführlicheren Kontenplänen verwendet, die Sie von der TEXTBUCH-Homepage herunterladen können.
Für die Nutzer von TEXTBUCH 2.XX gibt es auch weiterhin die Methode, bis zu sechs Konten separat unter
***Bestandskonten Auto-Umsatzsteuer
***Bestandskonten Umsatzsteuer
aufzulisten. Diese Schreibweise ist im Hinz- und Kunz-Kontenplan verwendet. TEXTBUCH
interpretiert das zweite Konto, das im Erklärungstext
das Wort "Umsatzsteuer" enthält, als Umsatzsteuerkonto für Buchungen mit halbem
Mehrwertsteuersatz und das dritte mit Sonder-Mehrwertsteuersatz. Das erste Konto
mit dem Wort "Umsatzsteuer" wird dann zum Umsatzsteuerkonto für Buchungen mit
vollem Mehrwertsteuersatz. Es entscheidet also die Reihenfolge in der Datei KONTPLAN.TXT,
welches Konto volle und welches Konto halbe Mehrwertsteuer enthält.
Genauso verfahren Sie mit der Vorsteuer. Ein zweites Vorsteuerkonto steht für die
halben Mehrwertsteuersätze (z.B. Vorsteuer bei Fachliteratur mit 7% Mwst.). Ob
Sie ein zweites Vorsteuerkonto einrichten, ist Ihnen überlassen. Eine Vorschrift
oder eine Empfehlung hierfür gibt es nicht.
Seit TEXTBUCH 3 werden bei der Methode "TEXTBUCH 2.XX" die
Auto-Umsatzsteuerkonten automatisch dem Fremdkapital bzw.
den Verbindlichkeiten zugerechnet, die gewohnte Fehlermeldung
somit Bilanz nicht konsistent gibt es deshalb nicht
mehr.
TEXTBUCH verfügt ab Version 3.05 über zwei verschiedene Interpretations-Varianten für die Standard-Behandlung der Mehrwertsteuer: relative und absolute Betrachungsweise. Unter "Standard-Behandlung" wird verstanden, ob TEXTBUCH Umsatz- und Vorsteuer und in welcher Höhe bei einem Buchungssatz automatisch herausziehen soll, wenn der Benutzer nicht hinter dem Buchungssatz explizit "v", "h", "s" oder "o" angegeben hat. In diesem Fall bezieht sich TEXTBUCH auf die Informationen im Kontenplan.
Beispiel Kontenplan:
(v) b 6815 Bürobedarf K 1600 Kasse
Wenn nun "b:K" Bürobedarf an Kasse gebucht wird, zieht TEXTBUCH automatisch die Vorsteuer heraus. Im Konto Kasse wird der Bruttobetrag (incl. Mwst) verbucht, im Konto Bürobedarf dagegen nur der Nettobetrag, während die Vorsteuer in ein eigenes Konto verbucht wird. Die zwei Betrachtungsweisen relativ und absolut machen hierbei keinen Unterschied.
Relative/absolute Betrachtungsweise auswählen
Wenn Sie TEXTBUCH ab Version 3.05 neu installiert haben, gilt die relative Betrachtungsweise. Wenn Sie TEXTBUCH früher schon im Einsatz hatten, wählt TEXTBUCH weiterhin die bisherige absolute Betrachtungsweise. Sie können nachträglich im Einstellungen-Buch auf der Seite Mwst/Euro zwischen absoluter und relativer Betrachtungsweise hin- und herschalten. Wenn Sie diese Einstellung nachträglich ändern bzw. ändern wollen, sollten Sie den darunter liegende Haken Warnung ausgeben unbedingt aktivieren. Dann nämlich listet TEXTBUCH beim Verarbeiten alle Buchungssätze auf, bei denen die relative und absolute Betrachtungsweise zu einer unterschiedlichen Behandlung der Mehrwertsteuer führt.
Relative Betrachtungsweise
In den folgenden Überlegungen können Sie statt (v) auch (h) oder (s) lesen.
Für neue Nutzer von TEXTBUCH ist die relative Betrachtungsweise empfehlenswert. Das (v) im Kontenplan wird dann nicht im Sinne von "hier wird volle Mwst. herausgezogen" gelesen, sondern das (v) bedeutet, dass das Konto "Mwst-behaftet" ist und in dieses Konto nur Nettobeträge eingebucht werden. Oder anders formuliert: Beim mit (v) markierten Konto wurde die Vorsteuer schon voll herausgezogen.
Während in einem Kassen-Konto immer Bruttobeträge aufgeführt werden, werden beim Aufwandskonto Bürobedarf oder in ein Anlagekonto immer nur Nettobeträge gebucht. Beim Verarbeiten betrachtet TEXTBUCH nun den relativen Unterschied zwischen den zwei Konten: Wenn das eine Konto mit (o) bzw. ohne Markierung ist und das andere mit (v), so wird durch den Übergang von (o) nach (v) die volle Mehrwertsteuer herausgebucht. (Ein Übergang von (h) nach (v) wird natürlich ignoriert bzw. mit einer Fehlermeldung quittiert.) Dies heißt, dass die Markierung (v) nicht automatisch zur Abführung von Mehrwertsteuer führt, sondern nur der Unterschied zwischen der Markierung von zwei Konten.
Das heißt in der Konsequenz, dass sowohl das Konto für Wareneinsatz als auch das Konto für das Warenlager im Kontenplan mit (v) gekennzeichnet werden. Damit wird beim Einkauf des Artikels "Lager an Kasse" (L:K) bereits die Vorsteuer herausgebucht, wohingegen beim Einsatz eines Artikels aus dem Lager (b:L) "Bürobedarf an Lager" selbstverständlich keine Vorsteuer mehr verbucht wird.
Beispiel (relative Betrachtungsweise):
K: Kasse (Brutto-Beträge), keine Markierung im Kontenplan
L: Lager, im Kontenplan mit (v) markiert
b: Aufwand Bürobedarf, im Kontenplan mit (v) markiert
01.01.06 Bareinkauf 10 Polsterkuverts ins Lager L:K 11,60 01.02.06 Verbrauch von 5 Polsterkuverts b:L 5,00 01.03.06 Verbrauch von 5 Polsterkuverts b:L 5,00
Und hier die Buchung der 10 Polsterkuverts direkt als Büroaufwand:
01.01.06 Bareinkauf von 10 Polsterkuverts b:K 11,60
Bei beiden Varianten wird ohne explizite Angabe der Mwst-Behandlung die Vorsteuer korrekt zum 01.01.06 herausgezogen.
Rechenregeln für relative Betrachtungsweise:
(o) an (o): es wird keine Mwst. herausgebucht
(o) an (v) oder (v) an (o): Es wird Mwst herausgebucht
(v) an (v): es wird keine Mwst herausgebucht, weil in beiden Konten Nettobeträge
verbucht sind.
Absolute Betrachtungsweise
Die absolute Betrachtungsweise war bis TEXTBUCH 3.04 die einzige Interpretationsform. Wenn ein Konto mit (v) an der Buchung beteiligt ist, wird die Mwst. auf das eigene Mwst.-Konto verbucht. Wenn das Bestandskonto auch eine (v) Markierung hat, so gilt die Angabe (v) bzw. (o) des Erfolgskontos, d.h. "Erfolgskonto sticht Bestandskonto". Sind beide Konten Bestandskonten und ist nur eines der beiden Konten mit (v) markiert, so wird die Mwst. herausgezogen. Sind beide Konten mit (v) markiert, so wird keine Mwst. herausgezogen.
Welche Konten lassen eine Standard-Mwst-Behandlung zu?
Im Kontendialog finden Sie unter "Umsatzsteuerkonten" eine Kontenmenge ErlaubteMwstKonten. Diese besteht aus der Summe der Kontenmengen:
AUFWANDSKONTEN + ERTRAGSKONTEN + ANLAGEKONTEN + IMMERUMLAUFKONTEN.
Nur hier sind Markierungen mit (v), (h) oder (s) im Kontenplan zulässig und nur solche Konten dürfen Nettobeträge enthalten.
Warum die relative Betrachtungsweise vorteilhafter als die absolute ist
Wenn Zwischenkonten wie z.B. ein Lagereingangskonto ins Spiel kommen, so bleibt die Behandlung der Mwst. unverändert, egal ob eine Buchung direkt in das Hauptlager vorgenommen wird oder über das Zwischenkonto "Lagereingang" gebucht wird. Bei der absoluten Betrachtungsweise würde dagegen die Standard-Mwst-Behandlung anders aussehen, nicht das Lagereingangskonto und das Hauptlagerkonto mit (v) markiert sein dürften: Denn würde über das Lagereingangskonto ohne explizite Angabe der Mwst im Buchungssatz gebucht, würde die Mwst zweimal herausgebucht werden bzw. TEXTBUCH einen Fehler ausgeben. Die relative Betrachtungsweise lässt dagegen ein durchgängiges Konzept zu, mit dem man weitgehend auf die explizite Angabe der Mehrwertsteuer im Buchungssatz verzichten kann.
Konsequenz für Lagerhaltung und Anlageverwaltung
Der wesentliche Unterschied zwischen der relativen und absoluten Betrachtungsweise liegt im Kontenplan bei den Konten, die mit Lagerhaltung und Anlageverwaltung in Verbindung stehen. So muss das Afa-Aufwandskonto bei der relativen Betrachtungsweise mit (v) und bei der absoluten Betrachtungsweise mit (o) markiert sein. Dasselbe gilt für mehrere Lagerkonten, die vom selben Gut "durchwandert" werden:
Kontenplan bei absoluter Betrachtungsweise: Beim Buchen in das Wareneingangslager wird Mwst. herausgezogen, beim Buchen vom Eingangslager ins Hauptlager natürlich nicht mehr und beim Herausbuchen aus dem Lager auch nicht, d.h. nur das Wareneingangslager erhält ein (v):
Absolute Betrachtungsweise:
(v) Wareneingangslager volle Mwst. (o) Warenhauptlager Artikelgruppe X (o) Aufwandskonto Warenentnahme Lager (o) Afa-Abschreibung
Kontenplan bei relativer Betrachtungsweise: Alle waren- und dienstleistungs- bezogenen Konten enthalten immer Netto-Beträge und werden deshalb mit (v) markiert:
Relative Betrachtungsweise:
(v) Wareneingangslager volle Mwst. (v) Warenhauptlager Artikelgruppe X (v) Aufwandskonto Warenentnahme Lager (v) Afa-Abschreibung
Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Standardbehandlung TEXTBUCH bei einem Buchungssatz wählt, sollten Sie immer von Hand noch die Behandlungsform angeben mit Hilfe der Buchstaben v, h, s oder o. Diese Buchstaben hinter dem Buchungssatz sind immer absolute Angaben, d.h. ein "v" führt immer zum Mwst.-Abzug, falls klar ist, ob sich die händische Eingabe auf das Sollkonto oder auf das Habenkonto bezieht. (Wenn dies nicht eindeutig ist, wird seit TEXTBUCH 3.05 eine Fehlermeldung ausgegeben.)
Nun das obige Beispiel in der absoluten Betrachtungsweise:
Auch wenn im Kontenplan das Aufwandkonto mit (v) gekennzeichnet würde, sind die Buchungen nicht in einfacher Weise auszuführen. In diesem Fall würde Textbuch bei den Buchungen am 01.02.06 und 01.03.06 ein zweites mal die Vorsteuer herausziehen, wenn bei diesen Buchungen dann nicht explizit das 'o' eingebracht würde. Das heißt obiges Beispiel würde bei Defintion des Aufwandskontos mit (v) wie folgt verbucht werden müssen:
01.01.06 Bareinkauf von 10 Polsterkuverts L:K 11,60 01.02.06 Verbrauch von 5 Polsterkuverts b:L o 5,00 01.03.06 Verbrauch von 5 Polsterkuverts b:L o 5,00
bzw. es wird ein eigenes Konto für "Warenentnahme" mit (o)
im Kontenplan eingerichtet.