Die Positionsdatei dient der Kostenrechnung, wird ähnlich wie der Kontenplan KONTPLAN.TXT zu Beginn der Verarbeitung bzw. schon beim Starten von TEXTBUCH eingelesen und hat den festen Namen POSITION.TXT. Im Unterschied zum Kontenplan ist das Vorhandensein dieser Datei optional: Die Nutzung von Positionen setzt nicht zwangsläufig das Vorhandensein der Datei POSITION.TXT voraus. Die Positionsdatei POSITION.TXT dient der Einschränkung der Anwendung von Positionen. Sie hat keine direkte Auswirkung auf den Programmablauf, sondern steuert die Fehlermeldungen, die die Positionen innerhalb der Buchungssätze betreffen.
Standardmäßig dürfen alle in TEXTBUCH verfügbaren Positions-Zeichen bei allen Erfolgsbuchungen angewendet werden. Dies kann in kleinen Firmen handlich sein, und eine versehentliche Verwendung eines sonst nicht genutzten Positionszeichens in einem Buchungssatz wie das Gradzeichen hat keinerlei Konsequenz, solange nicht mit speziellen Skripten entsprechende Auswertungen durchgeführt werden.
Bei komplexeren Strukturen von Kostenträgern und Kostenstellen ist es aber sinnvoll, TEXTBUCH beim Einlesen der Buchungen bzgl. Positionen möglichst viele Regeln auf den Weg zu geben, wann die Verwendung welcher Positionen zulässig sind und wann nicht. Eingelesen werden Positionen immer, doch haben Sie mit der Positionsdatei die Möglichkeit, Warnungen auszugeben, wenn die Positionsangabe einer Buchung nicht bestimmten Kriterien entspricht. Diese sind:
Auflistung von Positionen in der Positionsdatei
Darüber hinaus haben Sie in der Positionsdatei die Möglichkeit, einer einzigen Position nicht nur einen relativ kurzen Positionsbezeichner, sondern auch noch einen längeren Erklärungstext zuzuordnen.
Mit der Angabe einer Liste von Positionen dürfen für ein bestimmtes Positionszeichen nur bestimmte Positionsbezeichner angegeben werden. So wird verhindert, dass ein einfacher Buchhalter aus Versehen ein neues Produkt kreiert; stattdessen sind als Kostenträger nur bestimmte, im voraus festgelegte Bezeichner zulässig. Im Netzwerk kann dann durch entsprechende Benutzerrechte der Datei POSITION.TXT, die ihrerseits wiederum mit dem Kommando ".FI Dateiname" (siehe Mehrplatzumgebungen) weitere Dateien aufrufen kann, nur bestimmten Mitarbeitern das Recht eingeräumt werden, neue Positionen zu definieren.
In der Positionsdatei können für ein Positionszeichen die verfügbaren Positionen aufgelistet werden, beispielsweise für Kostenträger:
******Kostenträger
//Bezeich Anfangs- Ende- geplant Beschreibung des Projektes // Datum Datum $Meier1 01.01.17 30.06.18 6.500,00 Projekt Meier1 Innensan. Hotel Bahnhofsstr. $Schmidt1 05.07.17 29.06.18 8.000,00 Projekt Schmidt1 Fassadenern. Marktplatz
Wie bei allen TEXTBUCH Eingabedateien werden Zeilen, die mit * oder mit // beginnen, ignoriert. Dies können Sie dazu nutzen, weitere Kommentare in die Datei zu schreiben, um die Lesbarkeit zu erhöhen.
Die einzigen interpretierten Zeilen sind im obigen Beispiel lediglich die zwei Nicht-Kommentarzeilen, also die mit "$Meier1" und mit "$Schmidt1" beginnen. Es gelten die Regeln:
Tipp: Wenn Sie schon länger TEXTBUCH Positionen nutzen, aber bislang die Datei POSITION.TXT noch nicht erzeugt haben, können Sie diese per Skript erzeugen lassen. Hierfür benötigen Sie letztlich nur eine Liste der Positionen für ein Positionszeichen:
***Datei NEUPOS.TXT ***alle Aufwandskonten sowie Zusatzkostenkonten ***posliste $* {POSBEZ}
Positionsbezeichner im Buchungsdialog
Positionsbezeichner erscheinen im Buchungsdialog als Bestandteil des Buchungstextes. Wenn ein Positionszeichen einzeln ohne Bezeichner in die Buchungstext-Zeile eingetippt wird, erhalten Sie automatisch eine Auswahlliste der verfügbaren Positionen. Mehr dazu finden Sie in der Hilfe zum Buchungsdialog.
Budgets bzw. "Plansoll"-Werte, Zielvorgaben
In Positions-Zeilen der Datei POSITION.TXT dürfen ein oder zwei Geldbeträge angegeben werden. Der erste Betrag ist ein Planwert (Budget) für die Soll-Seite und der zweite für die Haben-Seite. Da auf der Soll-Seite der Aufwand bzw. die Kosten verbucht werden, stellt dieser Wert ein im voraus festgelegtes Budget für die Kosten dar. (Die Bezeichnung "Plansoll" vermeiden wir lieber, da er Verwirrung stiftet!) Der optionale zweite Wert ist ein Planwert für den Erlös, also eine Zielvorgabe. Wenn Sie nur einen Haben-Wert eingeben möchten, so müssen Sie davor den Soll-Wert "0,00" eingeben.
Auf diese Zahlen kann in den Skripten mit den Positions-Variablen {SPOSPLAN} und {HPOSPLAN} zugegriffen werden und es können entsprechende Auswertungen durchgeführt werden.
Da die Auswertungsskripte frei programmierbar sind, können diese beiden Werte auch für beliebige andere zahlenmäßige "Eigenschaften" einer Position genutzt werden, z.B. für die Anbaufläche einer Frucht (=Kostenträger) eines landwirtschaftlichen Betriebes. Im Skript lässt sich dann in Positions-Wiederholungszeilen beispielsweise der Ertrag der Frucht in Dezitonnen pro Hektar ausgeben.
Über die Zeilen der einzelnen Positionen hinaus gibt es noch vier weitere Eingabeformen für weitere Restriktionen zur Verwendung von Eingabedateien:
Namen für Positionszeichen definieren
$ sind Kostenträger/Erlösträger # sind Kostenstellen
Mit dem Wort sind können Sie Namen für verwendete Positionszeichen vergeben. Diese werden lediglich von der Benutzeroberfläche von TEXTBUCH genutzt, nicht aber in Skripten.
Festlegung der Ausführlichkeit der Darstellung in der Baumstruktur des Positionsdialoges
Positionsbezeichner werden entweder ausführlich (z.B. $Tomaten.Fleisch) oder aber nur als kurzer Code ($3.1) eingegeben. Wenn Sie nur kurze Codes verwenden, ist es sinnvoll, dass zum einen der Erklärungstext des Positionsbezeichners in der Baumstruktur des Positionsdialoges erscheint und zum anderen bei Untergliederungen der gesamte Positionsbezeichner wiederholt wird ("$3.1" statt nur ".1"). Bei Kurzcodes von Positionen schreiben Sie deshalb:
$ ausführlich
Ausschluss bzw. Erlaubnis von zwei verschiedenen Positionszeichen
$ erlaubt kein # # erlaubt kein $
Wenn Sie die Zeichenfolge erlaubt kein zwischen zwei verschiedenen Positionsbezeichnern verwenden, so erhalten Sie eine Warnung, wenn TEXTBUCH auf eine Buchung stößt, bei der beide Positionszeichen gleichzeitig in einem Buchungstext auftauchen. Um jegliche Kombination auszuschließen, müssen Sie diesen Befehl wie im obigen Beispiel zweimal verwenden, mit vertauschten Positionszeichen. Die obige Eingabe ist sinnvoll, wenn Sie verhindern möchten, dass eine Buchung sowohl einer Kostenstelle als auch einem Kostenträger zugeordnet werden soll.
$ verlangt #
Verlangt ist das Gegenteil von "erlaubt kein". Für die klassische Kostenrechnung mit Kostenstellen und Kostenträger darf dieser Befehl üblicherweise nicht angewendet werden.
Zulässigkeit bzw. Verpflichtung von Positionen bei bestimmten Kontenmengen
Sie können jedem Positionszeichen (also z.B. den Kostenstellen einerseits und den Kostenträgern andererseits) Kontenmengen zuordnen, bei denen entweder eine Verpflichtung zur Verwendung von Positionsbezeichnern oder zumindest eine Erlaubnis für die Verwendung von Positionsbezeichnern besteht:
$ zulässig bei Aufwandskonten sowie Zusatzkostenkonten $ verpflichtend bei Materialbedarf sowie Fahrtkosten $ oder # verpflichtend bei Kostenkonten
TEXTBUCH interpretiert hierbei zwei neue Zeichenfolgen: zulässig bei und verpflichtend bei bzw. oder... verpflichtend bei. Die flüssig lesbare Zeile besteht somit aus drei Teilen, durch Leerzeichen getrennt:
Da die Datei POSITION.TXT am Anfang des Verarbeitens gleich nach dem Einlesen von KONTPLAN.TXT interpretiert wird, dürfen Kontenmengen, die erst in den Skripten definiert sind, hier nicht verwendet werden. Im obigen Beispiel müssen also die benutzerdefinierten Kontenmengen "Materialbedarf" und "Fahrtkosten" schon im Kontenplan definiert worden sein.
Speziell bei "verpflichtend bei" dürfen Sie auch zwei Positionszeichen angeben, getrennt durch das Wort "oder". "oder" darf nicht in Kombination mit "zulässig bei" verwendet werden. Es dürfen nicht mehr als zwei Positionszeichen auf diese Weise verknüpft werden.
Wenn Sie in der Datei POSITION.TXT keine Zeilen "zulässig bei" und "verpflichtend bei" verwenden, so gelten die Standardwerte. Für "zulässig bei" lautet der Standardwert
Erfolgskonten sowie Zusatzkostenkonten
Aufwandskonten sowie Ertragskonten sowie Zusatzkostenkonten
Für "verpflichtend bei" ist der Standardwert die leere Kontenmenge, d.h. diese Warnungs-Funktionalität ist standardmäßig abgeschaltet.
Wichtig: Grundsätzlich gilt, dass jeder dieser Befehle pro Positionszeichen nur
einmal verwendet werden darf.
Wenn die Zeile wie "verfplichtend bei" mehrmals verwendet, so gilt der letzte Aufruf.
Um beispielsweise Positionen für das Konto 0670
zuzulassen, müssen Sie den o.g. Standardwert wiederholen:
$zulässig bei Erfolgskonten sowie Zusatzkostenkonten sowie 0670
Positionen bei afa-pflichtigen Anlagegütern
Wenn ein Anlagegut einer Position zugeordnet ist, konkret z.B. eine Computeranlage der Kostenstelle "Büro", dann darf in der Kostenrechnung nicht der Vorgang des Einbuchens auf das Anlagekonto, sondern erst später der Vorgang der Abschreibung (Aufwand) erfasst werden. Die Postitionsangabe "#Büro" muss somit für künftige Abschreibungs-Buchungen vorgemerkt werden. Dies geschieht mit der folgenden Zeile in der Positionsdatei:
# Autoafa bei Listenkonten
Wie schon bei "zulässig bei" darf hinter das Wörtchen "bei" eine beliebige zusammengesetzte Kontenmenge geschrieben werden. In diesem Fall heißt es, dass bei allen Konten, die Teil der "Listenkonten" sind, beim Buchungssatz für das Einbuchen in das Anlagekonto erst einmal keine Buchung in der Kostenrechnung vorgenommen wird, die Position aber vorgemerkt wird und dann beim automatischen Erzeugen der Afa-Buchungssätze die Position wieder auftaucht und dann auch verarbeitet wird.
Die bei "Autoafa" vorgemerkten Konten dürfen nicht unter "zulässig bei" oder "verpflichtend bei" erscheinen, denn eine Positions-Buchung darf nur entweder beim Einbuchen oder bei der späteren Abschreibung stattfinden, weil diese sonst zweimal stattfinden würde.
Sie dürfen auch mehrere Positionszeichen für die automatische Abschreibung vormerken, so dass für die Einbuchung von Gegenständen einer der beiden Positionsbezeichner verwendet werden kann:
# Autoafa bei Listenkonten $ Autoafa bei Listenkonten
Wird in einem Buchungssatz eine Position angegeben wie z.B. "$Meier", dann entscheidet TEXTBUCH eigenständig, ob der Betrag ins Positions-Soll oder ins Positions-Haben gebucht werden soll. Bei einer Erfolgsbuchung fällt diese Entscheidung nicht schwer, denn entweder steht im Soll ein Aufwandskonto oder aber im Haben ein Ertragskonto. Üblicherweise sind Positionen nur bei Erfolgskonten zulässig, so dass bei einer Aufwandsbuchung der Betrag ins Positions-Soll und bei einer Ertragsbuchung ins Positions-Haben gebucht wird.
Möchten Sie die Positionen auch bei Neutralbuchungen verwenden, so müssen Sie dafür sorgen, dass TEXTBUCH die Entscheidung Soll- versus Habenseite treffen kann. Hierfür müssen Sie die oben genannte Zeile in der Positionsdatei
$ zulässig bei Aufwandskonten sowie Zusatzkostenkonten
entsprechend abwandeln. Wenn Sie z.B. auch Anlagekonten mit Positionen versehen wollen, müssen Sie die Anlagekonten ebenfalls angeben:
$ zulässig bei Aufwandskonten sowie Zusatzkostenkonten sowie Anlagekonten
Hierbei müssen Sie die Kontenmengen so auswählen, dass bei
jeder Buchung, für die Sie Positionen verwenden wollen,
entweder das Soll-Konto oder das Haben-Konto Teil der zulässigen Kontenmenge
ist. Ist sowohl das Soll-Konto als auch das Haben-Konto Teil der zulässigen
Kontenmenge, so wird eine Warnung ausgegeben, denn TEXTBUCH weiß
in diesem Fall nicht, ob der Betrag ins Positions-Soll oder ins Positions-Haben
gebucht werden soll. Bei der Zulässigkeit von Bestandskonten müssen
Sie somit behutsam vorgehen und nur möglichst kleine Teilmengen zulassen. Denn die
allgemeine Zulässigkeit aller Bestandskonten würde unweigerlich bei jeder Positionsbuchung
eine Fehlermeldung erzeugen.