Grundlagen


Unterkapitel:

Konto
Buchungsfall
Buchungssatz
Korrekturbuchung
Kontenplan
Arten von Konten
Bilanz, GuV

nächstes Kapitel:

Spezielle Buchungsfälle



Konto

       SOLL        |       HABEN
-------------------+---------------------
                   |
                   |
                   |
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Ein Konto hat immer zwei Seiten. Die linke Seite heißt "Soll", die rechte "Haben". Auf einer der beiden Seiten werden die Positionen aufgezählt, durch die von dem Konto etwas weggenommen wird, auf der jeweils anderen Seite stehen die Positionen, durch die etwas hinzugefügt wird. Ob "Soll" oder "Haben" die Wegnehme- und Hinzufüge-Seite ist, ergibt sich aus den Arten von Konten, die später noch in einem eigenen Kapitel erläutert werden.

Warum die eine Seite "Soll" und die andere "Haben" heißt, spielt heute keine Rolle mehr. Die Bezeichnungen stammen aus alten Bankbilanzen: "Der Schuldner SOLL an uns zahlen" , "Der Kunde soll von uns HABEN". Eigentlich denkt man bei "Soll" an "soll sein" und bei "Haben" an "besitzen". Aber das ist Unsinn. Besser wäre eigentlich "links" und "rechts", weil diese Wörter nicht mit anderen Bedeutungen belegt sind.


Buchungsfall

Ein Buchungsfall wird immer in zwei Konten gebucht, einmal auf der Soll- und einmal auf der Haben-Seite.

Buchungsfall:
Gesellschafter leiht sich 100 EUR aus der Firmenkasse.

       Kasse                Gesellschafterkonto
SOLL     |     HABEN       SOLL     |     HABEN
---------+----------       ---------+----------
         | 100 EUR           100 EUR|
         |                          |
         |                          |

Aus der Kasse wird 100 EUR entnommen, auf das Gesellschafter-"Schulden"konto werden 100 EUR eingebucht.

Wird ein Konto abgeschlossen und somit nichts mehr weiter hineingebucht, schaut es dann wie folgt aus:

       Kasse                  Gesellschafterkonto
SOLL      |      HABEN       SOLL      |      HABEN
----------+-----------       ----------+-----------
          |  100 EUR           100 EUR |
EB 100 EUR|                            | EB 100 EUR
----------+-----------       ----------+-----------
   100 EUR|  100 EUR           100 EUR |    100 EUR

Da unter einem abgeschlossenen Konto auf beiden Seiten der gleiche Betrag stehen muß, muß der Endbestand (EB), auch Saldo (früher auch Schlußbestand SB) genannt immer auf der Seite sein, wo sonst das Loch wäre. Ist das Konto im Haben (d.h. auf der Habenseite steht mehr als auf der Sollseite), dann steht der Endbestand deshalb im Soll und umgekehrt. (Ein Stolperstein für Anfänger!)


Buchungssatz

Die traditionelle Verfahrensweise ist es, den Betrag in die beiden Konten zu schreiben und diesen Vorgang in einem Journal festzuhalten. Das Journal ist die Buchungssatz-Liste. Bei praktisch allen EDV-Programmen zur Doppelten Buchführung erstellen Sie nur noch diese Liste, die Konten werden dann automatisch erstellt. Es ist in gewisser Weise der umgekehrte Weg.

In einem solchen Einzeleintrag eines Journals (im folgenden auch Buchungssatz genannt) steht mindestens

Links von "an" steht, in welchem Konto ins Soll gebucht wird, rechts davon in welches ins Haben gebucht wird. Das Wörtchen "an" heißt also nicht, daß etwas aus dem Sollkonto genommen wird und in das Habenkonto gesteckt wird. Sie können es besser als "und" lesen. In dieser Einführung und auch in TEXTBUCH wird dieses "an" bzw. "und" als Doppelpunkt geschrieben.
04.02.15 Müller Bürobedarf            b:K      18,75

Das heißt in das Konto "b" (Bürobedarf) wird ins Soll (links) gebucht, in Konto "K" (Kasse) ins Haben (rechts).

Alle Organisationen, die vom Fiskus zur Doppelten Buchführung verpflichtet sind, müssen außerdem jeden Buchungssatz mit einer Belegnummer versehen und diese Nummer zugleich auf den zugehörigen Papierbeleg schreiben, um im Nachhinein zweifelsfrei Beleg und Buchungssatz zuordnen zu können. Ausgenommen sind einige Sonderbuchungen wie z.B. buchhalterisch bedingte Umbuchungen, bei denen es rein logisch gar keinen physischen Beleg geben kann, aber selbst dort ist es sinnvoll, eine Numerierung vorzunehmen. In TEXTBUCH gibt es eine vom Nutzer vergebene Belegnummer und eine vom Programm vergebene Buchungsnummer.


Korrekturbuchung

Bei einer Korrekturbuchung (oder auch Rücknahmebuchung genannt) wird einfach der falsche Buchungssatz ein zweites Mal geschrieben, aber diesmal mit vertauschten Kontenangaben. Im folgenden Beispiel der normal gebuchte Buchungssatz und darauf die Korrektur:
04.02.15 Müller Bürobedarf            b:K      18,75
30.12.15 Müller Bürobedarf (Korr.)    K:b      18,75

Damit der Buchungssatz im Nachhinein noch nachvollziehbar ist, sollten Sie unbedingt im Buchungstext einen entsprechenden Hinweis setzen, weil Sie sonst im Nachhinein meinen könnten, der Buchungssatz wäre falsch. TEXTBUCH erwartet etwa bei solchen Korrekturbuchungen im Buchungstext die Zeichenfolge "Korr" oder "Storn", "Berichti", "Aufl" (Auflösung) oder "Rückn" (Rücknahme), andernfalls wird eine Warnung ausgegeben.

Der Gesetzgeber verlangt, daß schon getätigte Buchungen nicht rückwirkend editiert, sondern per Korrekturbuchung rückgängig gemacht werden - ein Grundprinzip der "ordnungsgemäßen Buchführung". Im Zeitalter des Computers kann dies so verstanden werden, daß während des Buchens durchaus offensichtlich falsche Buchungen noch direkt beseitigt werden dürfen. Aber wenn die Buchungen einen gewissen Abschluß gefunden haben, etwa nach Abgabe einer Umsatzsteuer-Voranmeldung, dürfen alte Buchungssätze nicht mehr verändert werden. Nur so kann sichergestellt werden, daß zu bestimmten Stichtagen, wenn Steuerformulare ausgefüllt werden, die Beträge auch noch im Nachhinein nachvollziehbar sind.


Kontenplan

Im Kontenplan oder auch Kontenrahmen werden die in der Buchhaltung verwendeten Konten aufgelistet. Um Fehleingaben einzuschränken, sollten im Kontenplan nur die Konten aufgeführt werden, die auch wirklich benutzt werden. Der Kontenplan ist auf eine bestimmte Weise gegliedert und enthält als Minimum pro Konto eine Kontonummer sowie einen Erklärungstext, häufig jedoch auch noch zusätzliche Informationen wie z.B. die Standard-Behandlung der Mehrwertsteuer.

Es gibt eine große Zahl unterschiedlicher Kontenpläne, z.B. einen speziellen für "Land- und Forstwirtschaft", für "Arztpraxen" oder auch verschiedene universelle Kontenpläne, z.B. den am weitesten verbreiteten "SKR04" ("Standardkontenrahmen 04"). Bei jedem Kontenplan ist ein bestimmtes Konto an anderer Stelle aufgelistet und hat eine andere Kontonummer. Die erste und die zweite Ziffer der mehrstelligen Kontonummer gibt Auskunft über die Art des Kontos bzw. über die Gruppe, zu der das Konto gehört, so daß bei jedem Kontenplan wieder eine andere Systematik gilt. Dies macht den Steuerberatern das Leben schwer, weil im Unterschied zu TEXTBUCH bei den meisten Buchhaltungsprogrammen entsprechende Auswertungen an die Kontonummern gekoppelt sind und so für jeden Kontenplan wieder eine neue Auswertung programmiert bzw. eingegeben werden muß. Häufig werden deshalb Universal-Kontenpläne wie der SKR04 auch für spezielle Betriebe verwendet, für die es eigentlich einen speziellen Kontenplan gäbe. Die Struktur der Kontenpläne ist zum Teil historisch gewachsen oder nicht von betriebswirtschaftlichen Fachleuten entworfen worden, so daß die Struktur anhand der Kontonummern manchmal sehr chaotisch ist.

Bei den meisten Buchhaltungsprogrammen werden die Konten durch vierstellige Kontonummern gekennzeichnet, während in dieser Einführung die Konten mit Klein- und Großbuchstaben sowie Ziffern gekennzeichnet werden. (TEXTBUCH akzeptiert beide Schreibweisen.)

Im TEXTBUCH Programmarchiv sowie in separaten Archivdateien sind einige branchenspezifische Kontenpläne in Form von Textdateien enthalten, die Sie auch dann ansehen können, wenn Sie das Programm nicht verwenden.


Arten von Konten

Wieso wird "Bürobedarf" gerade ins Soll gebucht und nicht ins Haben?

Es gibt zwei grundverschiedene Arten von Konten: Bestandskonten und Erfolgskonten. Erfolgskonten teilen sich auf in Aufwandskonten und Ertragskonten. (TEXTBUCH Kontenmengen)

KONTEN
   BESTANDSKONTEN
   ERFOLGSKONTEN
       AUFWANDSKONTEN
       ERTRAGSKONTEN

Bestandskonten sind zweiseitige Konten, bestehen also aus einer Soll- und Habenseite. So kann der Gesellschafter über ein Gesellschafterkonto der Firma Geld leihen (Haben) oder der Firma Geld schulden (Soll). Beides wird ins selbe Konto gebucht.

Erfolgskonten werden dagegen salopp als "einseitige" Konten bezeichnet (obwohl Konten eigentlich immer zwei Seiten haben). Bei Aufwandskonten wird normalerweise nur in die Soll-Seite und bei Ertragskonten nur in die Haben-Seite gebucht. Das heißt Aufwandskonten stehen im Buchungssatz immer links vom Doppelpunkt (z.B. b:K Bürobedarf an Kasse), Ertragskonten dagegen immer rechts. In die andere Seite des Kontos wird nur bei einer Korrekturbuchung gebucht. Eine Korrekturbuchung erscheint in der selben Spalte wie die anderen Buchungen, der Betrag wird jedoch mit einem Minuszeichen versehen.

Wenn Aufwandskonto an Bestandskonto gebucht wird, spricht man von einer "Aufwandsbuchung". Bestandskonto an Ertragskonto nennt man "Ertragsbuchung" und Bestandskonto an Bestandskonto (z.B. Bargeld vom Girokonto abheben) bezeichnet man als "Neutralbuchung", weil sie erfolgsneutral ist, also weder einen Aufwand noch einen Ertrag darstellt.

In Bestandskonten sammeln sich die Zahlen der Vorjahre an, deshalb muß man zu Beginn eines Jahres die Anfangsbestände der Bestandskonten (AB) definieren. Bei den Erfolgskonten wird dagegen jedes Jahr von neuem begonnen.

Bestandskonten sind letztlich alle Konten, die weder Aufwands- noch Ertragskonten sind. Bei Bestandskonten werden beide Seiten bebucht. Bestandskonten sind Bankkonten, die Kasse, dann kurzfristige "Pufferungen" von Geldbeträgen (sog. Verrechnungskonten, die üblicherweise leer sind und meist nur für einige Tage "gefüllt" sind) wie beispielsweise Offene Rechnungen (wenn Sie eine Rechnung gestellt haben, aber das Geld noch nicht eingegangen ist oder wenn Sie Steuerbuchungen schon durchgeführt haben, aber das Finanzamt die Steuern noch nicht abgebucht hat.


Bilanz, GuV

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ist eine übersichtliche Darstellung der Endbestände der Erfolgskonten. Die Endbestände aller Aufwandskonten werden aufsummiert (Aufwand) und die Endbestände aller Ertragskonten (Ertrag). Dann wird die Differenz aus Aufwand und Ertrag gebildet: der Jahresgewinn bzw. Jahresverlust.

In einer Bilanz werden die Endbestände aller Bestandskonten zu einem bestimmten Stichtag (häufig 31.12.) übersichtlich dargestellt. Die Bilanz des Vorjahres entspricht im Prinzip den Anfangsbeständen der Bestandskonten des Folgejahres.

Auf der linken Seite (Aktiva) steht, wie das gesamte Kapital der Firma verwendet wird und auf der rechten Seite (Passiva) steht, wo das Kapital herkommt.

     AKTIVA        |      PASSIVA
-------------------+---------------------
                   |
  Anlagevermögen   |   Eigenkapital
                   |
  Umlaufvermögen   |   Fremdkapital
                   |

(Definitionen zum Teil aus Vahlens Wirtschaftslexikon)

Dem Anlagevermögen werden alle Gegenstände zugeordnet, die dazu bestimmt sind, dem Geschäftsbetrieb der Unternehmung zu dienen.

Zum Umlaufvermögen gehören die Vermögensgegenstände, die eine relativ kurzfristige Bindungsdauer aufweisen und die wegen ihrer Zweckbestimmung und der nur vorübergehenden Nutzung wegen nicht dem Anlagevermögen zuzurechnen sind.

Eigenkapital ist das dem Unternehmen von seinen Eigentümern im Gegensatz zum Fremdkapital ohne zeitliche Begrenzung und ohne feste Verzinsung zur Verfügung gestellte Kapital. Bei Gründung einer GmbH entspricht es dem "gezeichneten Kapital".

Fremdkapital ist die Bezeichnung für die Schulden des Betriebs. Der Betrieb kann sich bei Banken, aber auch bei Gesellschaftern oder Dritten verschulden. Fremdkapital ist zu verzinsen, ein dauerhaftes Darlehen eines Gesellschafters, das nicht als Eigenkapital deklariert ist, ist daher problematisch.

Die Bestandskonten können nach der Gliederung in der Bilanz wie folgt eingeteilt werden: (TEXTBUCH Kontenmengen)

    BESTANDSKONTEN
        UMLAUFVERBINDKONTEN
            UMLAUFKONTEN
            VERBINDKONTEN  (= Fremdkapitalkonten)
        ANLAGEKONTEN
        EIGENKAPITALKONTEN

Es gibt Konten, bei denen erst der Abschluß des Kontos entscheidet, ob es ein Konto des Fremdkapitals (= Verbindlichkeiten) oder ein Konto des Umlaufvermögens ist. Zum Beispiel ein Bankkonto. Hat die Firma ein Guthaben bei der Bank, gehört das Bankkonto ins Umlaufvermögen; hat sich die Firma Geld geliehen, gehört es ins Fremdkapital (Verbindlichkeiten). Im Fall des Guthabens ist das Bankkonto im Soll (links) und in der Bilanz steht es im Aktiva (auch links). Ist die Firma verschuldet, dann ist das Konto im Haben (rechts), in der Bilanz steht es dann im Passiva (auch rechts). Der Endbestand des Kontos steht buchungstechnisch bedingt jedoch immer auf der "verkehrten Seite".

Auf dem Kontoauszug, den Sie von der Bank erhalten, verwendet die Bank S (Soll) für die Buchungen, die bei Ihrer Buchhaltung im Haben stehen und umgekehrt. Das liegt einfach daran, daß der Kontoauszug der Bank aus der Perspektive der Bank geschrieben ist: Wenn Sie der Bank Geld schulden, hat Ihnen die Bank Geld geliehen und umgekehrt.

Beim Jahresabschluß wird der aus der GuV ermittelte Jahresgewinn bzw. Jahresverlust mit einem eigenen Buchungssatz in die Bilanz hineingebucht. Ein Gewinn wird dann zum Eigenkapital geschlagen, ein Verlust frißt das Eigenkapital auf. Ein Verlust steht in der Bilanz entweder auf der Aktiva (dem Eigenkapital abgewandten) -Seite oder direkt unter dem Eigenkapital, aber mit einem Minuszeichen versehen - um zu zeigen, wie der Verlust das Eigenkapital "auffrißt".

Aus der Darstellung der Bestandskonten in der Bilanz ergibt sich die Grundregel, auf welcher Seite eines Buchungssatzes sich ein Bestandskonto befinden muß: Wird das Bestandskonto auf der linken Seite der Bilanz geführt (Aktiv-Seite, d.h. Anlagevermögen und Umlaufvermögen), so ist die linke Seite des Bestandskontos die "Hinzufüge-Seite". Steht das Bestandskonto dagegen auf der rechten Seite der Bilanz (Eigenkapital, Fremdkapital), so ist die rechte Seite die "Hinzufüge-Seite".

Betrachten wir noch einmal den weiter oben genannten Einkauf von Büroartikeln mit Bezahlung aus der Kasse:

b = Bürobedarf
K = Kasse
04.02.15 Müller Bürobedarf            b:K      18,75

Wie schon erwähnt, stehen Aufwandskonten im Buchungssatz immer links. Bei einer Kasse (= Umlaufvermögen, d.h. linke bzw. Aktiv-Seite der Bilanz) ist die rechte Seite die Wegnehme-Seite. Somit muß das "b" auf der linken Seite und das "K" auf der rechten Seite des Buchungssatzes stehen, gesprochen wird es "b an K". Das Geld wird aus der Kasse herausgenommen, auch wenn das Wörtchen "an" das Gegenteil suggeriert!