Die Erstellung der E-Bilanz ist ohne Lesen dieser Dokumentation nicht möglich, es ist im Programm nicht selbsterklärend. Bitte verwechseln Sie die E-Bilanz nicht mit den EBANZ-Dateien (elektronischer Bundesanzeiger = Handelsregistereintragung). Die für die E-Bilanz relevanten Dateien enthalten entweder den Begriff "EBILANZ" oder "TAXONOMIE".

Die E-Bilanz geschieht bei Textbuch in zwei Schritten: Zuerst erzeugen Sie mit Hilfe von Textbuch Dateien, und in einem zweiten Schritt lesen Sie diese Dateien in das Programm MyEbilanz ein und senden die Daten dann mit diesem Programm ans Finanzamt. MyEbilanz ist ein kleines und übersichtliches Programm, das für den meist erforderlichen Rahmen kostenlos ist. Es ist ein Windows-Programm, das sich unter Linux mit Wine ausführen lässt. Unter Mac liegen keine Erfahrungsberichte vor.

Die Erzeugung einer E-Bilanz ist trotz bestmöglicher Softwareunterstützung sehr aufwendig, und zwar umso aufwendiger, je weiter Ihr eigener Kontenplan vom Standard-Kontenrahmen SKR03 oder SKR04 entfernt ist. Ist die E-Bilanz erst einmal in Textbuch entsprechend eingerichtet, dann ist der Arbeitsaufwand für die kommenden Jahre aber nur noch gering.

Die E-Bilanz dient der elektronischen Übertragung des Jahresabschlusses insbesondere von Kapitalgesellschaften an das deutsche Finanzamt. Dieses Verfahren ist für Kapitalgesellschaften ab dem Unternehmensjahr 2013 verpflichtend und wird inzwischen auch für kleine Gewerbebetriebe, die Doppelte Buchführung betreiben, vorgeschrieben.Die E-Bilanz beruht auf dem "Steuerbürokratieabbaugesetz". Für das Finanzamt stellt das Verfahren eine Erleichterung dar, für die Unternehmen ist dies jedoch mit einem erheblichen Mehraufwand verbunden. Das gilt vor allem dann, wenn ein eigener, individueller Kontenplan angewendet wird. Bei der E-Bilanz werden einheitliche Taxonomie-Kontenmengen definiert, und zwar rund 1000 Stück. Die einmalige Hauptarbeit für den Buchhalter liegt darin, alle Konten den einheitlichen Kontenmengen zuzuordnen. Diese werden als "Taxonomie" bezeichnet. Welche Taxonomie aktuell ist, können Sie im Internet nachschlagen:

http://www.esteuer.de/download/Übersicht_Taxonomie-Versionen.pdf

Für 2016 oder 2017 verwenden Sie die Taxonomie 6.0, für 2017 oder 2018 die Taxonomie 6.1, usw. Standardmäßig (siehe myebilanz.skt, Zeile "taxonomy=") wird für das jeweilige Buchungsjahr die jeweils noch gültige ältere Taxonomie verwendet. Die neuen Versionen der Taxonomien unterscheiden sich oft nur nur marginal von den alten, so dass bei Textbuch nicht jedes Jahr neue Taxonomien erstellt werden.

Die große Menge unterschiedlicher Taxonomie-Kontenmengen orientiert sich eher an großen Firmen, für kleine Firmen gibt es leider keine reduzierte Taxonomie.

Bei der Übertragung der Daten an das Finanzamt ist der Server des Finanzamts sehr pingelig und wirft nur grobe kryptische englischsprachige Fehlermeldungen aus, deren Bedeutung sich nur durch Googeln herausfinden lässt und anhand derer es sehr schwierig ist, die Daten entsprechend zu korrigieren. Neben einer möglichst einfachen und komfortablen Zuordnung Ihrer Konten zu den Taxonomie-Kontenmengen ist es deshalb die Hauptaufgabe von Textbuch, im Textbuch Programm schon möglichst viele Plausiblitäts-Checks durchzuführen und die Daten schon möglichst fehlerfrei zu exportieren.

In Textbuch gibt es in Form von zwei Skripten fertige Zuordnungen für den SKR 03 und SKR 04. Diese Zuordnungen können im neuen E-Bilanz-Taxonomie-Dialog modifiziert werden. Bei individuellen Kontenplänen, die sich nicht an SKR 03 oder SKR 04 orientieren, muss mit Hilfe dieses Dialogs einmalig die Zuordnung der Konten zu den neuen Kontenmengen geschehen, was zeitaufwendig ist. Aber auch wenn Sie einen an SKR 04 angelehnten Kontenplan haben, kann es erforderlich sein, bei einzelnen Konten noch Korrekturen an der Zuordnung vorzunehmen. Wenn sich Ihr Kontenplan strikt an SKR 03 oder 04 hält, klappt die Zuordnung möglicherweise ganz automatisch, ohne dass Sie selbst noch Konten zuordnen müssen.

Ist die Zuordnung erfolgreich durchgeführt worden, so wird per Skript eine Exportdatei geschrieben, die in das Freewareprogramm MyEBilanz eingelesen werden kann. Dieses Programm überträgt dann die Daten an das Finanzamt und verfügt über Testfunktionen zur weiteren Plausibilitätsprüfung der erzeugten Daten.

Wenn Sie Ihren Kontenplan konsequent am SKR 03 oder SKR 04 orientiert haben, sollte die (erstmalige) Erstellung der E-Bilanz in weniger als 1 Stunde (ohne Text-Anhang) möglich sein, andernfalls müssen sie für die einmalige Zuordnung der Konten einen längeren Zeitraum veranschlagen.

Erfahrungsgemäß sollte eine einmal zugeordnete Taxonomie nicht mehr ständig angepasst werden müssen. Sollte eine neue Taxonomie sich von den Vorgängern stark unterscheiden, wird es wieder eine neue Taxonomie-Datei geben. Die letzte Umsetzung war die von 5.4, die Sie weiterhin verwenden können sollten. Im Textbuch-Skript werden automatisch die Taxonomie-Versionsnummern hochgesetzt.