Buchungssatz-Dateien

Buchungssatz-Dateien enthalten Buchungssatz-Listen. Sie schauen - in der Variante mit Konto-Buchstaben - wie folgt aus:

04.02.13 Müller Bürobedarf                  b:K      18,75
02.02.13 Post                               c:K      84,40
13.01.13 Bahnfahrkarte Adorf                r:K      67,00
06.03.13 Fachliteratur Buchhandlung Meier   l:G v    85,00

Sie können nun entweder den Buchungssatz in den Editor tippen oder den Buchungsdialog per Doppelklick oder Programm - Buchungsdialoge - Standard aktivieren. Nach Beenden des Buchungsdialog-Fensters wird die Zeile im Editor entsprechend modifiziert. Für das weitere Verarbeiten ist allein der Editorinhalt entscheidend, der Buchungsdialog hat nur indirekt über den Editor Auswirkung auf das Programm. Wenn Sie erstmalig Buchungen mit TEXTBUCH durchführen, sehen Sie sich bitte die erzeugten Zeilen im Editor an. Später können Sie dann die Buchungen möglicherweise schneller direkt in den Editor tippen oder vorhandene Editorzeilen kopieren und entsprechend verändern. Es gibt aber viele Situationen, in denen auch Profis den Buchungsdialog dem Editor vorziehen.

Automatisches Buchungssatz-Auswahlfenster

Wenn Sie einen Buchungssatz eintippen und nach der Eingabe des Datums und nach mindestens 3 Zeichen des Buchungstextes nicht mehr weiter tippen, dann erzeugt Textbuch ein Auswahlfenster direkt unter der zu editierenden Zeile. Es verschwindet wieder, wenn Sie weitertippen oder wenn Sie ESC drücken. Sie können mit Einfachklick auf eine entsprechende Zeile des Auswahlfensters einen alten Buchungssatz in den Editor übernehmen. Das Auswahlfenster erscheint jedoch nur dann, wenn schon ein Verarbeitungsvorgang stattgefunden hat, denn sonst sind die Buchungsdaten im Speicher noch nicht verfügbar. Wenn Sie ein neues Jahr anmelden, merkt sich Textbuch die Buchungsdaten nicht nur des aktuell angemeldeten Buchungsjahres, sondern auch des zuletzt angemeldeten Buchungsjahres. So erhalten Sie auch dann eine Liste ähnlicher Buchungssätze, wenn Sie am 1. Januar des neuen Jahres eigentlich noch keine Buchungssätze vorhanden sind.

Der von Ihnen eingegebene Suchbegriff bezieht sich nicht unbedingt auf den Anfang des Buchungstextes, sondern kann sich auch auf das Vorkommen mitten im Buchungstext beziehen. Wenn Sie zwei oder bis zu drei Suchbegriffe durch Leerzeichen getrennt eingeben, werden die Buchungssätze in der Liste aufgenommen, die jeden der angegebenen Suchbegriffe enthalten. Jeder weitere Suchbegriff verkürzt somit die Liste der ausgewiesenen Buchungssätze. Grundsätzlich wird Groß- und Kleinschreibung nicht unterschieden.

Unter dem Editor-Menüpunkt Optionen können Sie das automatische Erscheinen des Buchungsauswahlfensters abschalten. Sie können dann weiterhin manuell bei Bedarf durch Drücken der Taste ESC das Auswahlfenster aktivieren.

Schreibweise der Buchungssätze

Wenn Sie nicht den Buchungsdialog verwenden, dann gehen Sie wie folgt vor:

Ganz links wird das Datum eingegeben, dann ein Erklärungstext, darauf der Buchungssatz sowie der EUR-Betrag. Der Buchungssatz wird immer mit Doppelpunkt (sprich "an") geschrieben. Da die Konten nicht nur über Konto-Buchstaben, sondern vor allem auch über Kontonummern definiert sind, darf ohne weiteres der Buchungssatz auch wie folgt aussehen:

04.02.08 Müller Bürobedarf     6815:1600   18,75

oder
04.02.08 Müller Bürobedarf     6815:K      18,75

Vor und nach dem Doppelpunkt darf kein Leerzeichen stehen.

Die Buchungssätze und Geldbeträge müssen nicht exakt untereinander stehen; da jede Zeile für sich interpretiert wird, kann die Buchungssatz-Liste genauso auch unordentlicher aussehen:

04.02.08 Müller Bürobedarf            b:1600 18,75
02.02.08 Post                  c:K                    84,40
13.01.08 Bahnfahrkarte Adorf                   r:K  67,00
06.03.08 Fachliteratur Buchhandlung Meier  l:G    h 85,00

was natürlich nicht zu empfehlen ist.

Sie finden zwei Optionen beim Buchungssatz-Editor, diese sind standardmäßig aktiviert: "Optionen - Buchungssatz zentrieren", "Optionen - Beträge zentrieren". Diese führen zu einem Sprung des Schreibcursors bei der Eingabe von ":" bzw. von "," (Schweiz "."), so daß Buchungssätze Soll:Haben sowie Geldbeträge sauber untereinander stehen. D.h. Sie müssen gar keine Tabulatoren oder mehrere Leerzeichen hintereinander eingeben. Trennen Sie einfach den Erklärungstext vom Buchungssatz Soll:Haben sowie den Buchungssatz vom Geldbetrag mit einem Leerzeichen ab, den Rest erledigt der Editor.

Der Buchungsdialog orientiert sich mit seiner Formatierung im Editor immer an der vorangegangenen Zeile. Das heißt: Einmal müssen Sie bei Verwendung des Buchungsdialoges selbst die Formatierung mit zusätzlichen oder gelöschten Leerzeichen vorgeben.

Das Datum darf immer nur in der Schreibweise TT.MM.JJ eingegeben werden.
Nicht erlaubt sind die folgenden Schreibweisen:

4.2.08
04.02.2008
04 02 08
04-02-08
4. Jan 08

TEXTBUCH bucht (hoffentlich) korrekt bis zum Datum 31.12.2079.

Behandlung identischer Buchungssätze

Seit Textbuch 4 sind identische Buchungssätze nicht mehr zulässig. Das bedeutet mindestens einer der Punkte

- ggfs. Belegnummer
- Datum
- Buchungstext
- Sollkonto
- Habenkonto

muß sich unterscheiden, andernfalls wird eine Warnung ausgegeben und die zweite und folgende Buchungssätze werden nicht berücksichtigt. Die Funktion der Buchungshistorie benötigt nämlich zwingend ein Unterscheidungkriterium. Da viele Textbuch-Nutzer alte Buchungssätze kopieren, um sie dann zu verändern, ist dieser Mechanismus auch eine Absicherung gegen einen unvollendeten Buchungsvorgang.

Unterkapitel:
Eingabe einer Belegnummer
Komma und Punkt in Geldbeträgen
Explizite Angabe der Mehrwertsteuer
Vereinfachte Buchungssätze
Kommentarzeilen
Buchungshistorie

nächstes Kapitel:

Stücklisten