Tipp: Verstellen Sie die Fenstergröße des TEXTBUCH-Hauptfensters und des Hilfetextes so, dass die Menüzeile nicht vom Hilfefenster verdeckt wird. Sie finden dieses Kapitel auch im gedruckten Einführungshandbuch.

Nachdem Sie die Archivdatei ausgepackt haben, finden Sie neben der eigentlichen Programmdatei noch einige beispielhafte Textdateien vor, z.T. im Unterverzeichnis 08 (Buchungsjahr 2008). Wenn Sie das Textbuch Programm mit Klick auf das Programmsymbol starten, so wird TEXTBUCH gestartet mit dem Kontenplan KONTPLAN.TXT der fiktiven "HINZ und KUNZ GmbH", die als 2-Mann-GmbH Beratungen durchführt und nur wenige Konten eingerichtet hat. So fehlen etwa Konten für Miete und Pkw. (Eingabe - Kontenplan). Es sind schon eine Handvoll fiktiver Buchungssätze eingegeben (Eingabe - 10\BUCH.TXT).

TEXTBUCH liest Textdateien (Eingabe) und verarbeitet sie zu neuen Textdateien (Ausgabe). Diese Textdateien können mit dem integrierten Editor betrachtet werden. In der Menüstruktur des Editors finden Sie alle die Befehle vor, die Sie von anderen Editoren her schon kennen, etwa Datei - Sichern. Zusätzlich gibt es noch spezielle Funktionen.

Sie können mit dem TEXTBUCH-Editor auch beliebige Textdateien editieren (Eingabe - Sonstige öffnen) oder beliebige Textdateien mit der Dateiendung ".TXT" oder ".SKT" (Skriptdateien) oder ".SMA" (frühere Bezeichnung für Skripte) auf das TEXTBUCH-Programmsymbol werfen.

Buchungssätze (Eingabe - 10\BUCH.TXT) können entweder von Hand in den integrierten Editor eingetippt werden, von einem fremden Editor erstellt werden oder mit dem Buchungsdialog bearbeitet werden (Doppelklick im Editor oder Menüpunkt Buchungsdialoge - Standard).

Ein Buchungssatz besteht aus einer Zeile im Editor. Die zwei Buchstaben mit dem Doppelpunkt stellen den Buchungssatz Soll an Haben dar. Konten haben zwei- bis neunstellige Kontonummern oder auch bei kleinen Kontenplänen oder häufig verwendeten Konten sogenannte Konto-Buchstaben (Groß- und Kleinbuchstaben, Ziffern). Ein Buchungssatz ist also 1605:6085 oder x:Y oder 7080:G. Im Einstellungen-Buch (Verarbeiten - Einstellungen - Computer) können Sie festlegen, ob TEXTBUCH vorrangig Kontonummern oder -Buchstaben anzeigen soll.

Wenn Sie später Ihre eigenen Daten eingeben, sind bei der "Ordnungsgemäßen Buchführung" Belegnummern verpflichtend. Diese werden dann links vom Datum eingegeben. Wenn Sie die Doppelte Buchführung freiwillig machen (kleiner Verein, Kasse einer Wohngemeinschaft), dürfen Sie diese Verpflichtung im Programm auch abschalten (Verarbeiten - Einstellungen - Formate).

Routinierte Benutzer werden das Eintippen im Editor vorziehen, bei ausgefalleneren Konten und für Anfänger ist der Buchungsdialog nützlich (Doppelklick in die gewünschte Zeile des Editors). Mit den Radioknöpfen Aufwandsbuchung, Ertragsbuchung und Neutralbuchung wird schon eine Vorauswahl von möglichen Konten in den Drop-Down-Feldern getroffen, so dass klassische Fehlbuchungen (Verwechseln der Soll- und Habenseite) meist von vornherein ausgeschlossen werden. In das Betragsfeld dürfen nicht nur Beträge wie "10,00" eingegeben werden, sondern auch mathematische Formeln wie "(30+5)*2".

Seit TEXTBUCH Version 4.1 gibt es nicht nur den Standard-Buchungsdialog, sondern auch noch sogenannte benutzerdefinierte Buchungsdialoge (Menüpunkt Buchungsdialoge im Editor). Bei den vorliegenden Beispielsdaten ist dies lediglich der "Skontodialog". Der Skontodialog erzeugt gleichzeitig zwei Zeilen im Buchungseditor. Der Doppelklick im Editor ruft immer den zuletzt verwendeten Dialog auf. "Benutzerdefinierter Dialog" bedeutet, dass Sie als Anwender das Dialogfenster selbst erstellen können (Eingabe - Dialoge editieren).

Die drei Grundtypen von Buchungssätzen Aufwandsbuchung, Ertragsbuchung und Neutralbuchung werden im Editor farblich unterschieden, und zwar grün für Ertragsbuchungen und rot für Aufwandsbuchungen. Korrekturbuchungen werden blau dargestellt, Bestandsbuchungen bleiben schwarz. Eine Neutralbuchung ist eine Buchung zwischen Bestandskonten, die nicht erfolgsrelevant ist, d.h. weder ein Aufwand noch ein Ertrag entsteht.

Es wurde nun in einen Buchungssatz absichtlich ein Fehler eingebaut, damit Sie sehen, wie TEXTBUCH dann reagiert. Vielleicht ist Ihnen schon aufgefallen, dass TEXTBUCH eine Stelle ähnlich einem Leuchtmarker mit roter Farbe hinterlegt hat. Dies deutet schon auf eine fehlerhafte Buchung hin; wir nehmen aber einmal an, dass Sie dies übersehen haben.

Starten Sie nun das Verarbeiten mit einem Doppelklick in das obere Meldungsfenster des TEXTBUCH-Hauptfensters oder mit Verarbeiten - Starten. Die grüne LED leuchtet auf und es erscheinen Textausgaben in den drei Meldungsfenstern. Aufgrund des erwähnten Eingabefehlers schaltet die LED-Lampe während des Verarbeitens von grüner Farbe auf rote Farbe um.

Während die Verarbeitung läuft, können Sie TEXTBUCH ganz normal weiter benutzen: Die Verarbeitung läuft in einem eigenen "Thread", d.h. unabhängig vom normalen Programm. Bei aktuellen Computern merken Sie kaum eine Verzögerung, solange Sie nicht eine 5- bis 6-stellige Anzahl von Buchungssätzen verarbeiten.

Das obere Meldungsfenster zeigt an, was TEXTBUCH gerade macht, das mittlere zeigt Fehler an, die sich nicht auf eine bestimmte Zeile der Eingabedaten beziehen, und das untere Fenster zeigt Fehler in den Eingabedaten an, die sich auf eine konkrete Zeile der Eingabe-Textdateien beziehen. Per Doppelklick auf die entsprechende Zeile im unteren Fenster landen Sie wieder im Editor, und zwar genau in der Zeile, wo der Fehler vorliegt. Wandeln Sie nun den Buchungssatz b:k um in b:K (großes K für Bestandskonto Kasse, vgl. Kontenplan) und starten die Verarbeitung erneut. Den Editorinhalt müssen Sie übrigens nicht selbst abspeichern, das geschieht automatisch beim Starten der Verarbeitung.

Wenn Sie jetzt den Menüpunkt Ausgabe wählen, sind nun einige Menüpunkte neu hinzugekommen. Es sind die gerade eben von TEXTBUCH neu erzeugten Textdateien. Beispielsweise enthält BILANZ.TXT die Bilanz, ALLEKONT.TXT alle Konten-Darstellungen. Drücken Sie nun auf die Taste Konto mit dem blauen Pfeil. Sie gelangen nun in den Kontendialog und können hier ein Konto auswählen. Mit Doppelklick in das rechte Listenfeld gelangen Sie genau zu der Stelle in der Datei ALLEKONT.TXT, in der das gewünschte Konto zu finden ist. Auf der linken Seite können Sie eine Vorauswahl von Konten treffen. Zugleich sehen Sie hier die logische Struktur, mit der TEXTBUCH die vielen Konten ordnet: Die sogenannten "Kontenmengen" sind ein wesentliches Element der TEXTBUCH-Skriptsprache.

Die sogenannte Skriptdatei (Eingabe - AUSGABE.SKT) enthält die Anweisungen in einer Skriptsprache, was TEXTBUCH mit den eingegebenen Daten beim Verarbeiten anfangen soll. dass eine Bilanz in einer bestimmten Darstellung in der Datei BILANZ.TXT erscheinen soll und alle Konten gemeinsam in die Datei ALLEKONT.TXT geschrieben werden sollen, ist nicht fest im Programm vorgegeben, sondern steht in der Skriptdatei. Fortgeschrittene Benutzer können diese Datei selbst verändern, weitere Skripte anmelden und so in den Funktionsablauf von TEXTBUCH eingreifen. Ohne besondere Ambitionen werden Sie diese Datei nicht verändern wollen. Um mehr über die Skriptsprache zu erfahren, können nicht nur das 80-seitige Hauptkapitel "Skripte" in der ausführlichen Dokumentation lesen, sondern auch im Editor die Maus über einen Befehl setzen und Sie erhalten eine kurze Sprechblasenhilfe. Mit Hilfe - Aktueller Begriff oder F6 gelangen Sie in das Kapitel der Dokumentation, in dem der Befehl ausführlich erläutert wird, bei dem gerade der Textcursor steht.

Der in TEXTBUCH integrierte Editor hinterlegt je nach Bedeutung der Textdatei einzelne Zeichen, Wörter oder Zeilen mit Farben. Dies dient der besseren Lesbarkeit, die angezeigten Dateien sind aber weiterhin ganz normale Textdateien, die sich - ohne farbliche Hervorhebung - mit jedem anderen Texteditor editieren lassen.

Im mittleren Meldungsfenster (rote Schrift) ist ein Hinweis erschienen, dass das Konto für die Kasse im Haben ist, also einen negativen Bestand hat, was auf einen Fehler hindeutet. Dieser Fehler bezieht sich aber nicht auf eine spezielle Eingabezeile, andernfalls würde er im unteren weißen Meldungsfenster erscheinen.

"Warnung...Kommentarzeile:" zeigt an, dass TEXTBUCH auf eine Zeile gestoßen ist, mit der es nicht klar kommt. Das können Sie für eigene Erinnerungen nutzen.

Da gerade in der Buchhaltung Fehler nicht geduldet werden können, ist TEXTBUCH bei den Eingabedaten im Zweifelsfall sehr kritisch. Sie sollten so lange den Fehlern und Warnungen nachgehen, bis keine Fehlermeldung oder Warnung mehr erscheint. Da Ihnen eine große Anzahl von Fehlermeldungen zur Verfügung steht, wird Ihnen die Fehlersuche nicht schwerfallen. Darüber hinaus gibt es noch ein Hauptkapitel "Fehlersuche" in der ausführlichen Dokumentation mit entsprechenden Tipps.

Im TEXTBUCH-Hauptfenster befinden sich drei Checkboxen (Haken). Setzen Sie bei Grafiken nun einen Haken und starten das Verarbeiten erneut. Zusätzlich zu den bisherigen Textausgaben werden zwei Fenster mit Grafiken erzeugt, eine Säulen- und eine Tortengrafik. Mit den wenigen Beispielsdaten sind diese Grafiken noch im wahrsten Sinne "farblos". Wenn sich Daten aus mehreren Jahren angesammelt haben, können diese Darstellungen schon sehr aussagekräftig werden. So können die Säulen nicht nur nebeneinander, sondern zugleich auch hintereinander stehen (3 Dimensionen). Was und wie die Daten dargestellt werden, kann wiederum über die Skripte sehr individuell beeinflusst werden.

Deaktivieren Sie nun den Haken bei "Grafiken" und aktivieren den Haken bei Konverter. Starten Sie nun das Verarbeiten erneut. Neben der üblichen Textausgabe in Textdateien wird nun zusätzlich ein Verzeichnis ABSCHLUSS angelegt, das die wichtigsten Informationen (Bilanz, GuV, Kontenplan, alle Konten) im HTML-Format zum Betrachten im Browser sowie im RTF-Format (Dateiname ABSCHLUSS.RTF) enthält. Diese Dateien befinden sich zusammen mit den Ausgabe-Textdateien im Ausgabeordner, der sich im Jahresverzeichnis Ihrer Daten befindet. Zusätzlich wird der Inhalt der RTF-Datei in die Zwischenablage gespielt. Sie können nun in Ihrer Textverarbeitung den gesamten Abschluss über die Zwischenablage einlesen und ggfs. weiterbearbeiten. Was und in welcher Form nach HTML und RTF konvertiert wird, steht wiederum in der Skriptdatei und kann beliebig angepasst werden.

Solange unter Verarbeiten - Einstellungen - Namen noch "HINZ und KUNZ GmbH" eingetragen ist, wird beim Starten von TEXTBUCH immer dieser "kleine Rundgang" und der Kontenplan aufgerufen.

Haben Sie die Funktionsweise des Programms verstanden, aber keine Kenntnis von Buchhaltung? Dann lesen Sie erst einmal die Einführung in die Doppelte Buchführung. Diese ist in die Online-Dokumentation von TEXTBUCH integriert sowie als separate PDF-Datei verfügbar.

Das Thema Gegenstände war in diesem kleinen Rundgang ausgespart. Gegenstände sind die "Dinge" in einem Bestandskonto, dies können für ein Inventar, für Anlageverwaltung und für Mahnwesen verwendet werden. In der Dokumentation finden Sie ein eigenes Hauptkapitel zum Thema Gegenstandsbezeichner.

Wenn Sie jetzt noch aufnahmefähig sind, können Sie gleich mit dem nächsten Kapitel Kleiner Rundgang Kostenrechnung weitermachen.