Um Bestandskonten erstellen zu können, müssen nicht nur Buchungssätze, sondern auch die Anfangsbestände sämtlicher Konten vorhanden sein. Die grafische Programmversion legt hierfür selbst eine Datei AB.TXT an, wenn sie noch nicht vorhanden ist und Eingabe - Anfangsbestand gewählt wird. In der ersten Zeile muss "Anfangsbestände der Bestandskonten" stehen. Darauf ist jedes Bestandskonto in einer Zeile aufzuführen, dessen Anfangsbestand nicht gleich Null ist. Das folgende Beispiel stellt die Anfangsbestände einer soeben gegründeten GmbH dar, was letztlich einer anderen Darstellung einer Eröffnungsbilanz entspricht.
Anfangsbestände der Bestandskonten B 2900 25.000,00 H Gezeichnetes Kapital C 0001 12.500,00 S Ausstehende Einlagen G 1800 12.500,00 S Girokonto Bank
Bei einer Unternehmergesellschaft (UG) mit beispielsweise 1.000 EUR Stammkapital sieht AB.TXT wie folgt aus:
Anfangsbestände der Bestandskonten B 2900 1.000,00 H Gezeichnetes Kapital G 1800 1.000,00 S Girokonto Bank
Es ist sehr wichtig, dass Sie grundsätzlich "H" hinter dem Betrag angeben, wenn der Anfangsbestand im Haben steht. Eine Zahl ohne "S" oder "H" wird im Soll verbucht.
Lassen Sie, abgesehen von Leerzeichen, jede Zeile entweder mit dem Konto-Buchstaben oder der Kontonummer anfangen.
Eine spartanische Version ist auch denkbar:
Anfangsbestände der Bestandskonten 2900 25000,00 H 0001 12500,00 S 1800 12500,00 S
Grundsätzlich gilt, dass Sie keine Bedenken vor Falscheingaben haben müssen, denn TEXTBUCH meldet Ihnen jede Inplausibilität.
Sie dürfen Kommentarzeilen verwenden, die nicht interpretiert werden. Diese beginnen mit * oder mit //.
Da ein Anfangsbestand im Prinzip einer Schlussbilanz des Vorjahres entspricht, muss die Summe Soll gleich der Summe Haben sein. Wenn das nicht so ist, gibt TEXTBUCH eine Warnung aus. Die erzeugten Bilanzen und Endbestandslisten werden dann ebenfalls unausgeglichen sein. Wenn Sie freiwillig Doppelte Buchführung benutzen und kein gezeichnetes Kapital oder Stammkapital mit einem festen Betrag haben, dann stellt das Kapital im Haben den Gegenwert Ihrer Anlagegüter abzüglich der derzeit aufgenommenen Kredite dar. Wählen Sie in diesem Fall Ihr Eigenkapital so, dass die Summe H der Summe S entspricht. Sie können hierfür die Spaltensumme des Editors benutzen (Editieren - Spaltenblock).
In den Skripten muss immer dem Programm angewiesen werden,
eine Datei EB.TXT (Endbestand)
mit den Endbeständen aller Bestandskonten zu generieren.
Dies ist in der mitgelieferten Datei AUSGABE.SKT der Fall. Nach (evtl. vorläufigem)
Abschluss eines Jahres wird dann diese Datei zum Anfangsbestand
des nächsten Jahres. Wenn das folgende Jahres-Verzeichnis schon angelegt ist
und unter Verarbeiten - Einstellungen -
Programm bei EB automatisch nach AB kopieren ein
Haken gesetzt ist, macht dies TEXTBUCH automatisch. Sie
können aber auch mit Jahr - EB nach AB kopieren dies explizit selbst tun. Es
wird hier im Prinzip nichts anderes gemacht, als EB.TXT des Vorjahres nach AB.TXT
des neuen Jahres zu kopieren.