Was ist Doppelte Buchführung?

Doppelte Buchführung bedeutet, daß ausnahmslos jeder Geschäftsvorfall in zwei Konten erfaßt wird - einmal auf der linken und einmal auf der rechten Seite des jeweiligen Kontos. Wenn Sie beispielsweise bei einem Schreibwarenhändler Büroutensilien einkaufen, erfassen Sie dies als "Ausgabe" bzw. als "Aufwand". Bei der "Kameralistischen Buchführung" begnügt man sich mit dieser Erfassung. Bei der Doppelten Buchführung wird dagegen für jede derartige Bewegung auch ein Gegenstück betrachtet - in diesem Fall die Kasse (ggfs. ein normaler Geldbeutel), aus der Sie das Geld nehmen - und darüber ebenfalls Buch geführt. Heben Sie von Ihrem Girokonto Geld ab und legen es in Ihren Geldbeutel, so würde bei einer reinen Ausgaben/Einnahmen-Betrachtung gar nichts erfaßt werden. Bei der Doppelten Buchführung findet eine Buchung zwischen der Kasse und dem Girokonto statt.

Unterkapitel:
Wo wird Doppelte Buchführung verwendet?
Vor- und Nachteile der Doppelten Buchführung
Mit Doppelter Buchführung beginnen

nächstes Kapitel:
Grundlagen


Wo wird Doppelte Buchführung verwendet?

Private Körperschaften (insbesondere die Rechtsform GmbH) müssen in Deutschland Doppelte Buchführung betreiben, Einzelpersonen und öffentliche Körperschaften dagegen nicht. Für Personengesellschaften ab einer bestimmten Größe ist ebenfalls die Doppelte Buchführung verbindlich. Vereine müssen zwar nach Handelsrecht keine Doppelte Buchführung betreiben, aufgrund des Vermögensnachweises nach Bürgerlichem Gesetzbuch ("Rechenschaftspflicht") wird die Doppelte Buchführung bei Vereinen trotzdem häufig angewendet.

Die Alternative zur Doppelten Buchführung ist die kameralistische Buchführung oder Einnahmenüberschußrechnung (EÜR). Hier werden nur die laufenden Ausgaben und Einnahmen notiert und es gibt keine Bestandskonten. Es gibt jedoch selbst bei kameralistischer Buchführung Teilbereiche der Buchführung, die über eine reine Einnahmenüberschußrechnung hinausgeht, z.B. die Abschreibungen (Afa Absetzung für Abnutzung). Statt eine Anschaffung über 800 EUR netto direkt in der Ausgabenliste aufzuführen, werden stattdessen jährliche Abschreibungsraten gebucht und das angeschaffte Gerät in einem eigenen Konto gelistet.

Kurioserweise betreibt der Gesetzgeber, die öffentliche Hand, selbst meist keine Doppelte Buchführung, schreibt es jedoch für private Betriebe vor, weil die Besteuerung sich in Deutschland und in den meisten Industrienationen am Erfolg orientiert. Und um den Erfolg korrekt und vor allem periodengerecht zu ermitteln sowie das produktive Vermögen vom privaten Vermögen zu unterscheiden, ist die Doppelte Buchführung erforderlich. Allerdings beginnt in letzter Zeit auch die Öffentliche Hand angesichts der knappen Kassen zögerlich mit Doppelter Buchführung.

Seit der rot-grünen Steuerreform vom Sommer 2000 werden Körperschaften geringer besteuert als natürliche Personen. Es ist nun für manche Personengesellschaften ratsam, zur Kapitalgesellschaft sprich GmbH zu wechseln, denn nur so kommt man in den Genuß der niedrigeren Steuern insbesondere für einbehaltene Gewinne. Was auf den ersten Blick ungerecht erscheint, birgt jedoch schon eine gewisse Logik: nur wenn Vermögensgegenstände einer Firma genau buchungstechnisch erfaßt werden und somit das Eigentum der Firma vom Eigentum des Firmeninhabers abgegrenzt ist, kann überhaupt von "einbehaltenen Gewinnen" gesprochen werden. Die Doppelte Buchführung mit seinen Bestandskonten und der Erfassung von Gegenständen ist somit Voraussetzung für die Steuervergünstigungen. Um eine juristisch klare Trennlinie zu ziehen, hat sich der Gesetzgeber wohl für die Unterscheidung zwischen Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften entschieden, und nicht als Kriterium die Anwendung bzw. Nicht-Anwendung einer "vollständigen doppelten Buchführung" gewählt, was wohl kaum praktikabel wäre!

Vor- und Nachteile der Doppelten Buchführung

 Wenn Sie eine Kapitalgesellschaft in Form der GmbH gründen wollen, so nehmen Sie drei Unannehmlichkeiten in Kauf: die Aufbringung von 25.000 EUR Eigenkapital (in Form von Bargeld, aber auch von Sachwerten wie Computer, Auto usw.), die Verpflichtung zur Abführung der Umsatzsteuer schon bei Rechnungsstellung sowie die Verpflichtung zur Doppelten Buchführung. Aber die Doppelte Buchführung ist nicht nur eine Last, sie hat auch ihre Vorteile. Deshalb gibt es auch sehr kleine Personengesellschaften und insbesondere Vereine, die freiwillig die Doppelte Buchführung anwenden: Die Doppelte Buchführung bedeutet einen gewissen Mehraufwand gegenüber der Einnahmenüberschußrechnung. Wenn auf eine weitgehend fehlerfreie Durchführung Wert gelegt wird (z. B. große Geldbeträge oder Rechenschaft bei Verbänden oder Vereinen), es auf die richtigen Zeitpunkte für den Erfolg ankommt und die finanziellen Zahlen als Orientierung für Entscheidungen herangezogen werden sollen, dann ist die Doppelte Buchführung auch dann gefragt, wenn sie der Gesetzgeber nicht vorschreibt. Andernfalls reicht die Einnahmenüberschußrechnung aus. Im Zweifelsfall sollte jedoch immer der Doppelten Buchführung der Vorzug gegeben werden.

Mit Doppelter Buchführung beginnen

 Um mit der Doppelten Buchführung beginnen zu können, sollten Sie, möglichst am Anfang eines Jahres,