Es gibt zwei übliche Vorgehensweisen für die Verbuchung des Jahresüberschusses bzw. -fehlbetrags in einer Bilanz. Die einfachere Methode ist es, in der Bilanz nur ein Konto "Verlust- bzw. Gewinnvortrag" aufzuführen, in das beim "Gewinn verbuchen" im Jahresabschluss der Gewinn oder Verlust aus der GuV direkt (und von TEXTBUCH ganz automatisch) gebucht wird. Das ist einfach handzuhaben, hat aber den Nachteil, dass in der Bilanz der Jahresüberschuss/fehlbetrag nicht eigens aufgeführt wird, sondern sofort in einen "gemeinsamen Topf" mit den Jahresüberschüssen/fehlbeträgen der letzten Jahre geworfen wird. Die etwas aufwendigere Methode benötigt zwei Konten: "Jahresüberschuss bzw. -fehlbetrag" und "Gewinn- bzw. Verlustvortrag". Beim Jahresabschluss wird der Gewinn bzw. Verlust aus der GuV erst einmal (von TEXTBUCH automatisch) in "Jahresüberschuss bzw. -fehlbetrag (vor Verwendung)" gebucht; erst zu Beginn des nächsten Jahres wird mit Eingabe eines Buchungssatzes von Hand der "Jahresüberschuss bzw. -fehlbetrag" in "Gewinn- bzw. Verlustvortrag" bzw. auf ein anderes Konto, je nach Verwendung des Gewinns, umgebucht. Diese zweite Verfahrensweise wird im Handelsgesetzbuch für Kapitalgesellschaften empfohlen (§ 266 HGB).

Bei TEXTBUCH 2.XX galt folgende Regel, die bei Nicht-Verwendung von (Auto...) auch weiterhin gilt: Das erste Konto der erwähnten Kontengruppe, bei dem im Erklärungstext die Ausdrücke "Verlust" und "Gewinn" oder die Ausdrücke "Überschuss" und "Fehlbetrag" gleichzeitig auftauchen, wird das Konto, auf das TEXTBUCH beim Jahresabschluss automatisch den Gewinn bzw. Verlust aus der GuV bucht. Ein mögliches Konto "Jahresüberschuss bzw. -fehlbetrag" muss daher vor "Gewinn- bzw. Verlustvortrag" stehen, weil TEXTBUCH sonst den Gewinn aus der GuV gleich in "Gewinn- bzw. Verlustvortrag" bucht.

Zusätzliche Buchung des Jahresgewinns auf Sonderkonto für Ergebnisverwendung

Sie dürfen (AutoGV) im Kontenplan ein zweites Mal verwenden, wenn das zweite Konto ein Sonderkonto ist. Dieses Konto dient dann der sog. Ergebnisverwendung, die insbesondere bei der E-Bilanz vom Finanzamt verlangt wird, wenn der Jahres-Gewinn bzw. -Verlust nicht einfach auf das nächste Jahr fortgeschrieben wird, sondern der Gewinn steuerlich relevant auf unterschiedliche Posten aufgeteilt wird. Von diesem Sonderkonto aus wird dann mit zusätzlichen Buchungssätzen auf die einzelnen Sonderkonten der Ergebnisverwendung gebucht.