Das Symbol "Firmendaten anlegen" auf Ihrem Desktop ruft das kleine Installationsprogramm TBINSTAL auf. Dieses legt ein neues Verzeichnis Ihrer Wahl an, in dem Ihre Firmendaten (Kontenplan usw.) abgelegt werden. Außerdem wird ein Programmobjekt erzeugt, das auf TBUCH.EXE zeigt und dabei das neue Verzeichnis mit Ihren Firmendaten als Arbeitsverzeichnis (aktuelles Verzeichnis) angibt. Dies ist Ihr künftiger Einstieg in TEXTBUCH mit Ihren persönlichen Daten.

Wählen Sie nun Windows Start - Programme - Textbuch - Firmendaten anlegen oder klicken Sie auf das entsprechende Symbol auf Ihrem Desktop.

Im Installationsprogramm werden Sie gefragt, welches Buchungsjahr das früheste für Sie ist. Für das hier angegebene Jahr erzeugt das Installationsprogramm ein Unterverzeichnis mit der zweistelligen Jahreszahl als Namen, z.B. "06". (Sie können nachträglich durch manuelles Erzeugen entsprechender Jahres-Verzeichnisse auch noch frühere Jahre angeben.) TEXTBUCH ermöglicht auch, dass das Buchungsjahr vom Kalenderjahr abweicht. In diesem Fall erhält das Buchungsjahr den Namen des Kalenderjahres, mit dem das Buchungsjahr beginnt. Wenn das Buchungsjahr am Anfang Dezember 2005 beginnt und erst Ende November 2006 endet, so wird das Buchungsjahr als "2005" bzw. "05" bezeichnet.

Der zweite Schritt ist das Anpassen des Kontenplans an Ihre Bedürfnisse. Beim Starten von TEXTBUCH mit Ihren persönlichen Daten erhalten Sie einen Auswahldialog, mit dem Sie den für Sie am ehesten passenden Kontenplan auswählen. In der Regel wird aber kein Kontenplan exakt für Ihre Bedürfnisse passen, so dass Sie ihn dann Ihren Bedürfnissen anpassen werden müssen. Lesen Sie hierfür in dieser Dokumentation das Kapitel "Eingabedateien - Kontenplan" oder beachten zumindest die Sprechblasen-Hilfe im Editor.

Falls Sie sich entschlossen haben, Ihre Buchhaltung auf dem Beispiels-Kontenplan (Hinz&Kunz) aufzubauen, können Sie den Dialog "weitere Kontenpläne" einfach wegklicken und Sie finden im TEXTBUCH Kontenplan-Editor unter Einrichten - zus. Konten für SKR04 klein entsprechende zusätzliche Konten (Datei ZUSKONT.TXT). Sie können mit einem Doppelklick in die gewünschte Zeile die Zeile in die Zwischenablage kopieren und mit Umschalt-Einfg die Zeile an die Cursorposition von KONTPLAN.TXT kopieren.

Häufig benutzte Konten können Sie noch mit Konto-Buchstaben versehen. Mit dem Menüpunkt Einrichten - freie Konto-Buchst. können Sie sich die noch freien Buchstaben/Ziffern anzeigen lassen. Wenn Sie vom kleinen Beispiels-Kontenplan "HINZ und KUNZ" ausgehen und sich mit Abkürzungs-Buchstaben gar nicht anfreunden können, dürfen Sie diese auch gänzlich löschen. Dafür können Sie die Spaltenblock-Funktionalität des Editors nutzen. (Editieren - Spaltenblock).

Wenn der Kontenplan fertig angepasst ist, speichern Sie den Kontenplan ab (Datei - Sichern). TEXTBUCH verarbeitet sofort die Daten und gibt evtl. schon erste Fehlermeldungen aus. Wiederholen Sie das Abspeichern, bis keine Fehler mehr gemeldet werden.

Melden Sie nun mit Jahr - (Jahreszahl) das gewünschte Buchungsjahr an und rufen mit Eingabe - Anfangsbestand den Anfangsbestand, z.B. 10\AB.TXT, auf. Wenn diese Datei noch nicht vorhanden ist, erzeugt TEXTBUCH automatisch eine Rohfassung. Hier müssen Sie alle Anfangsbestände der Bestandskonten eingeben, sofern sie nicht null sind.

Rufen Sie nun Verarbeiten - Einstellungen - Programm auf und überlegen Sie sich, wie Sie die Buchungssatz-Listen gliedern wollen. Standardmäßig werden alle Buchungssätze in die Datei z.B. 10\BUCH.TXT eingetippt. Sie sollten aber die Buchungssätze auf mehrere Dateien aufteilen. TEXTBUCH verfügt übrigens über eine Editor-Suchfunktion "Buchungssatz suchen über alle Buchungssatz-Dateien" (Knopf mit Taschenlampe Buchung), so dass eine große Zahl von Buchungssatz-Dateien grundsätzlich nicht von Nachteil sein muss. Wenn Sie sich unschlüssig bzgl. der Anzahl von Buchungssatz-Dateien pro Jahr sind, so können Sie sich am Rhythmus der Umsatzsteuer-Voranmeldungen orientieren. Da Sie für eine Buchungssatz-Datei eine Vorlage mit schon vorgefertigten Buchungssätzen verwenden können, ist es außerdem zweckmäßig, die Anzahl der Buchungssatz-Dateien am Rhythmus von wiederkehrenden Buchungen zu orientieren (z.B. monatliche Gehaltsbuchungen, vierteljährliche Mitgliedsbeiträge bei einem Verein).

Mit Verarbeiten - Einstellungen - Namen müssen Sie nun noch den Namen Ihrer Firma eintragen. Wenn Sie statt "HINZ und KUNZ GmbH" den Namen Ihrer Firma eintragen, erscheint die Online-Hilfe mit dem "Kleinen Rundgang" nicht mehr automatisch.

Sie finden nun unter Eingabe Ihre Buchungssatz-Dateien. Sie können jetzt mit dem Eingeben der Buchungssätze beginnen. Wenn Sie den Buchungsdialog benutzen, müssen Sie die erste Zeile mit Hand nachformatieren, indem Sie weitere Leerzeichen einfügen. Die folgenden Zeilen werden dann automatisch so formatiert wie die vorangegangene Zeile.

Mit einem Doppelklick in das obere Meldungsfenster starten Sie das Verarbeiten. Machen Sie dies nicht zu selten, um nicht zu viele Fehlermeldungen zu erhalten!