Konten-Variablen sind Variablen, die für jedes Konto einen eigenen Wert besitzen. Trifft TEXTBUCH im Skript auf eine Zeile mit mindestens einer Konten-Variable, so wird diese Zeile für jedes Konto der aktuell angemeldeten Kontenmenge wiederholt ausgegeben ("Konto-Wiederholungszeile") und im TEXTBUCH-Editor in dunkelblauer statt in schwarzer Farbe dargestellt.
***alle Kassenkonten Endbestände der Kassenkonten: [Knum] [Saldo] [Text]
Die Datenausgabe sieht dann möglicherweise folgendermaßen aus:
Endbestände der Kassenkonten: 1001 309,97 Kasse bei Meier 1002 79,50 Kasse bei Huber 1003 370,31 Kasse bei Schmidt
Die Zeile
[Knum] [K] [AB SH] [Sollzug] [Habenzug] [Saldo SH] [Text]
besteht vollständig aus Konten-Variablen. Das sind Variablen, die sich jeweils auf ein bestimmtes Konto beziehen. Das heißt beispielsweise, bei 50 Konten nimmt die Variable [Saldo SH] 50 verschiedene Werte an. Wenn die Kontengruppe aller Bestandskonten ausgewählt worden ist, erhält man eine Liste aller Bestandskonten. Für das Konto 1001 des obigen Beispiels wird etwa geschrieben:
1001 M 0,00 40,00 30,00 10,00 S Kasse bei Meier
Achten Sie auf die Leerzeichen. Zahlen werden immer rechtsbündig, Texte und Kontonummern linksbündig geschrieben.
Folgende Konten-Variablen stehen zur Verfügung:
[AB] Anfangsbestand
[SollAB] Anfangsbestand falls im Soll, andernfalls Null
[HabenAB] Anfangsbestand falls im Haben, andernfalls Null
[Sollzug] Soll-Zugang
[Habenzug] Haben-Zugang
[Solldiff] Soll-Zugang minus Haben-Zugang
[Habendiff] Haben-Zugang minus Soll-Zugang
[Saldo] Saldo bzw. Endbestand
[Sollsal] Saldo falls im Soll, andernfalls Null
[Habensal] Saldo falls im Haben, andernfalls Null
[K] Konto-Buchstabe bzw. -ziffer
[M] Mehrwertsteuer-Kürzel des Kontos: v, h oder o
[N] Netto/Bruttobuchungs-Kürzel des Kontos: n oder b
[Knum] Kontonummer
[KNr] wie Knum, aber rechtsbündige statt linksbündige Ausgabe
[Knz] wie Knum, aber als Zahlenwert zum Rechnen in
Formeln
[KX] Kontonummer oder Konto-Buchstabe, nach Vorrang
[Kr] wie KX, aber rechtsbündige statt linksbündige Ausgabe
[Text] Konto-Erklärungstext in Originallänge
[KText] Konto-Erklärungstext abgekürzt
[AnzBuch] wie oft ein Konto bebucht wurde ("Anzahl
Buchungen")
[EinbuchR] Summe der realen Einbuchungsbeträge aller Gegenstände
[EinbuchV] Summe der virtuellen Einbuchungsbeträge aller Gegenstände
Bei den Variablen [AB] und [Saldo] kann auch [AB SH] und [Saldo SH] angegeben werden. Dann wird hinter den Betrag ein S oder H für Soll oder Haben gesetzt.
Vergegenwärtigen Sie sich hierbei, dass wenn in der Kasse M 10 EUR enthalten sind, das Konto "im Soll ist". In der Konten-Darstellung (z.B. im T-Konto) erscheint der Endbestand aber im Haben.
Anfangsbestände und Salden sollten außer in der Bilanz, wo durch die Zuordnung Aktiva/Passiva schon klar ist, ob das Konto im Soll oder im Haben steht, immer mit dem Zusatz "SH" versehen werden. Nur so ist das Vorzeichen des Kontostandes ersichtlich. TEXTBUCH schreibt dann hinter den Betrag ein "S" für Soll oder ein "H" für Haben. Wenn der Betrag null ist, dann wird weder "S" noch "H" geschrieben.
Abkürzung von Konto-Erklärungstexten
Konto-Erklärungstexte können teilweise sehr lang sein, zum Teil 130 Zeichen. Dies bedeutet, dass die Variable [TEXT] de facto nur am Ende der Zeile zulässig ist, ganz abgesehen davon, dass Sie solche Ausgaben nicht mehr auf ein DinA4-Blatt ausdrucken können.
Seit TEXTBUCH 3.97 können Sie Konto-Erklärungstexte (und auch Positions-Erklärungstexte) abgekürzt darstellen. [KText] (sprich "Kurztext") entspricht hierbei [Text], nur dass der Erklärungstext auf die Länge verkürzt wird, die Sie vorher mit dem Stern-Kommando
***KTEXT 65
angegeben haben, in diesem Beispiel maximal 65 Zeichen. Der Standardwert beträgt 60 Zeichen.
Um Konto-Erklärungstexte in Konten-Darstellungen ([KONTO], ALLEKONT.TXT) abzukürzen, schreiben Sie
***KONTOTEXT 65
Standardmäßig werden die Erklärungstexte in Konten-Darstellungen nicht abgekürzt.
Es wird nicht einfach der Text nach 65 Zeichen abgeschnitten, sondern es findet eine Sprachanalyse statt. So wird beispielsweise "Vermögensgegenstände" zu "Verm.geg.". Dies funktioniert bei jedem deutschsprachigen Text.
In der Konsequenz heißt dies auch, dass Sie beim Erstellen Ihres eigenen Kontenplanes gerne ausführliche Erklärungen eingeben sollten, die Sie dann in den Skripten bei der Ausgabe entsprechend zurechtkürzen lassen.
Unterteilung von Konto-Texten in Teil-Texte
Die Konto-Erklärungstexte sowie die Kontenmengen-Erklärungstexte, auf die mit [TEXT] zugegriffen werden kann, dürfen im Kontenplan mit Semikolon (Strichpunkt unterteilt werden):
1001 Kasse bei Fritz Meier;FM;A007
Während [TEXT] weiterhin den gesamten Text "Kasse bei Fritz Meier;FM;A007" ausgibt, gibt [TEXTA] "Kasse bei Fritz Meier" aus, [TEXTB] gibt "FM" aus und [TEXTC] "A007". Nur für den ersten String steht die Abkürzung [KTEXTA] zur Verfügung.
Minimale Anzahl von Zeichen für Kontonummer
Beim Export von Buchungsdaten kann es bei Verwendung von kurzen Kontonummern (z.B. zwei- oder dreistellig) erforderlich sein, diese bei der Ausgabe mit der Konten-Variablen [KNUM] mit Nullen aufzufüllen:
***KNUM 4
Eine Kontonummer "12" wird dann bei Verwendung der Konten-Variable
als "0012" ausgegeben.
Standard ist 2, d.h. es werden keine Nullen vorangestellt. TEXTBUCH akzeptiert
2- bis 9-stellige Kontonummern.
***KNUM 0
Eine Sonderrolle spielt die Angabe der Ziffer 0: In diesem Fall werden die führenden Nullen gelöscht. Das Konto "0650" wird somit zum Konto "650", das Konto "0001" wird zu Konto "1". (Beim Datev-Export werden grundsätzlich führende Nullen nicht akzeptiert.)
Anzahl Buchungen pro Konto
Mit [AnzBuch] können Sie abfragen, wie oft ein Konto bebucht wurde ("Anzahl Buchungen"). Diese Variablen werden schon schon nach Einlesen der ANE-Dateien verfügbar, d.h. es ist nicht der Abschluss aller Konten erforderlich.
Mit dem Skript
***Datei ANZBUCH.TXT Anzahl Buchungen pro Konto: Konto-Nr, Anzahl Buchungen ***alle Konten [Kx] [AnzBuch]
wird eine Datei angelegt, in der die Anzahl der Buchungen für jedes Konto festgehalten wird. Findet TEXTBUCH beim Starten diese Datei, so werden die Variableninhalte auch ohne den Abschluss von Konten gesetzt sowie die Kontenmenge BEBUCHTEKONTEN definiert. Die erste Zeile der Datei wird beim Einlesen nicht interpretiert.
Anzahl Gegenstände pro Konto
Mit [AnzGeg] können Sie abfragen, wieviele Gegenstände sich in einem (Gegenstands-)Listenkonto befinden. Ist das Konto kein Listenkonto, so beträgt [AnzGeg] immer null.
Budget-Limite
Mit der Variable [BUDGET] kann das Budgetlimit eines Kontos eingegeben werden, falls dies vorhanden ist. Ein Budget wird ähnlich der Datei AB.TXT über die Textdatei BUDGET.TXT festgelegt; alle Konten mit Budgetlimiten sind durch die Kontenmenge BUDGETKONTEN definiert. Mit [BUDPROZ] wird der Prozentwert des Saldos bezogen auf das Budgetlimit abgerufen. Dieser errechnet sich wie folgt:
Budgetlimit in Prozent = Saldo / Budget * 100
Unterkapitel:
Folgende Eingabe ist völlig falsch:
***alle Bestandskonten [K] [Saldo] [Text] ========== [=SUM1]
Hier werden die Salden (Endbestände EB)
kreuz und quer aufaddiert, egal ob sie im Haben oder im Soll stehen! Für die Anfangsbestände
[AB] ergäbe sich das gleiche Problem.
Dafür werden neue Variablen eingeführt, die ähnlich wie
[Sollzug] und [Habenzug] anzuwenden sind:
[Sollsal] Saldo falls im Soll [Habensal] Saldo falls im Haben [SollAB] Anfangsbestand falls im Soll [HabenAB] Anfangsbestand falls im Haben
Für das obige Beispiel des Kassenkontos M ergeben sich die folgenden Werte:
[Saldo] : 10,00 [Saldo SH] : 10,00 S [Sollsal] : 10,00 [Habensal] : 0,00
Damit steht einer Hauptabschluss-Übersicht nichts mehr im Wege: (Summen-Variablen SumX siehe weiter unten)
***Datei HAUPTUEB.TXT Hauptabschlussübersicht
***alle Konten Anfangsbestand Zugang Endbestand Soll Haben Soll Haben Soll Haben
[K] [SollAB] [HabenAB] [Sollzug] [Habenzug] [Sollsal] [Habensal] [Knum] [Text] ========== ========== ========== ========== ========== ========== [=Sum1] [=Sum2] [=Sum3] [=Sum4] [=Sum5] [=Sum6]
Wenn beispielsweise der Bilanzverlust in einer Bilanz auf der Passivseite gebucht wird, ist es mathematisch erforderlich, diesen Betrag mit einem Minuszeichen zu versehen. Diese im Handelsgesetzbuch empfohlene Schreibweise verkürzt die Bilanz entsprechend, "der Bilanzverlust frisst das Eigenkapital auf". Damit die Konten des Eigenkapitals mit Vorzeichen erscheinen, wird geschrieben:
Eigenkapital ***alle Eigenkapitalkonten [K] [Saldo -+] [Knum] [Text]
Steht das Konto im Soll, wird es mit einem Minuszeichen versehen, steht es im Haben, mit einem Pluszeichen. Die umgekehrte Schreibweise ist ebenfalls möglich.
1.Beispiel 2.Beispiel
[Saldo SH] 10,00 S 10,00 H [Saldo +-] +10,00 -10,00 [Saldo -+] -10,00 +10,00
Darüberhinaus gibt es noch zwei weitere Markierungsmöglichkeiten für eine Variable, nämlich
[Saldo S] [Saldo H]
Wenn die Variablen [Saldo] oder
[AB] ohne "SH" oder "+-" bzw. "-+" verwendet werden, werden
absolute Beträge, d.h. ohne Minus- oder Pluszeichen ausgegeben. Wenn nun ein
Konto, das typischerweise im Haben ist, nun im Soll
ist oder umgekehrt, wird es fälschlicherweise ohne Minuszeichen ausgedruckt. Insbesondere
in der GuV muss bei einem negativen Saldo eines Aufwands-
oder Ertragskontos - etwa durch eine sehr große Korrekturbuchung -
die Zahl mit einem Minuszeichen versehen werden. Wenn [Saldo S] geschrieben wird,
werden im Soll stehende Beträge ohne Vorzeichen und (ungewöhnlicherweise) im
Haben stehende mit Minuszeichen versehen, [Saldo H] bedeutet umgekehrt, dass im
Haben stehende Beträge als "normal" gelten und im Soll stehende Beträge mit Minuszeichen
versehen werden.
[AB]
[Sollsal]