Indexzunge Programm

Die Seite "Programm" ist das Herzstück von TEXTBUCH. Hier wird festgelegt, welche Eingabedateien wie verarbeitet werden sollen. Es können mehrere verschiedene derartige "Programme" festgelegt und im TEXTBUCH-Hauptfenster zwischen den Programmen hin- und hergeschaltet werden - wie bei Waschgängen einer Waschmaschine. So kann beispielsweise das erste Programm ihre alltäglichen Kontenabschlüsse und laufenden Übersichten enthalten, im zweiten Programm zusätzliche Jahresend- und Statistikberechnungen durchgeführt werden und im dritten Programm wird eine spezielle Zusammenstellung für Ihren Steuerberater erzeugt. Seit TEXTBUCH 4.1 können Sie 20 Programme festlegen. Sie können aber auch mittels Kopieren mehrere TBU-Dateien anlegen, Textbuch über Doppelklick auf die TBU-Datei starten und in jeder TBU-Datei wiederum unterschiedliche Programme definieren.

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Einstellungen-Buch, Seite Programm

Es gibt prinzipiell drei verschiedene Gliederungsmöglichkeiten für Buchungssätze:

Diese drei Grundtypen können Sie mit den Knöpfen Standardwerte, BUCH01-12 und BUCH_I-IV auswählen und dann ggfs. noch weiter modifizieren. Je nach Datenmenge und Häufigkeit der Umsatzsteuer-Voranmeldung können verschiedene Strategien sinnvoll sein. Sie sollten auf jeden Fall mindestens für jede Umsatzsteuer-Voranmeldung eine neue Datei beginnen. Denn TEXTBUCH ermöglicht Ihnen, nach Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung die entsprechenden Buchungsdateien zu sperren.

Wenn zwei oder mehr Personen selbständig Buchungssätze eingeben, (z.B. aufgeteilt nach verschiedenen Kassen oder Girokonten), können Sie pro Person jeweils eine oder mehrere Dateien eingeben. Sinnvoll kann es auch sein, grundsätzlich Jahresabschluss-Buchungen in eine eigene Datei, z.B. BUCHSCHL.TXT zu verlagern.

Im Feld If-Bed können Sie durch Leerzeichen getrennt eine oder mehrere If-Bedingungen bezogen auf ein bestimmtes Programm setzen. Wenn Sie dann z.B. die Programm-Nummer von "1" nach "2" umschalten, werden dann im Feld If-Bedingungen im TEXTBUCH-Hauptfenster die If-Bedingungen von "1" gelöscht und die von "2" neu eingetragen.

EB automatisch nach AB kopieren sollte üblicherweise eingeschaltet sein. Wenn für etwa 2006 eine neue Verarbeitung gestartet wird und daraus sich ein neuer Endbestand ergibt, wird automatisch der inhaltlich identische Anfangsbestand von 2007 ebenfalls angepasst, so dass bei einer erneuten Verarbeitung von 2006 sich die Änderungen im Jahr 2006 auch auf das Jahr 2007 auswirken. Wenn Sie den Haken nicht gesetzt haben, müssen Sie explizit - also manuell - über das TEXTBUCH Hauptfenster, Menüpunkt "Jahr", den Endbestand (EB.TXT) nach AB.TXT kopieren.

Wenn Sie über den Menüpunkt "Ausgabe" im TEXTBUCH Hauptfenster eine Buchungssatz-Datei aufrufen, die es noch gar nicht gibt, so legt TEXTBUCH diese Datei neu an und verwendet den Inhalt der Datei, die Sie unter Vorlage für neue Buchungssatz-Datei angeben. Eine solche Buchungsvorlage, etwa BUCHNEU.TXT, sollte schon gewisse Untergliederungen und monatlich/vierteljährlich wiederkehrende Buchungen - entweder mit einem Sternchen am Beginn der Zeile und somit deaktiviert oder mit "Nullkommanull" Beträgen versehen - enthalten. Die Datei der Buchungsvorlage muss sich im angemeldeten Verzeichnis und nicht im Jahres-Verzeichnis befinden.

Mit "Buchungsdatum außerhalb des Buchungsjahres zulassen" ist es zulässig, z.B. für das Buchungsjahr 2006 auch einen Buchungssatz mit einem Datum von 2007 oder 2005 zu verarbeiten. Ist der Haken nicht gesetzt, so gibt TEXTBUCH eine Fehlermeldung aus und der Buchungssatz wird nicht verarbeitet. Dieser Haken hat keine Auswirkung auf Teilzeiträume, sondern nur auf den Zeitraum "JAHR".

Die Skript-Dateien legen fest, wie TEXTBUCH den Jahresabschluss durchführen soll. Es sind Textdateien, die eine Makrosprache enthalten. Versierte TEXTBUCH-Benutzer können selbst Skripte schreiben. In der Langfassung dieser Dokumentation wird ausführlich auf Skripte und deren Syntax eingegangen. Für den üblichen Benutzer wird aber die mitgelieferte Datei AUSGABE.SKT gute Dienste leisten. Bei Skriptdateien ist die Reihenfolge von Bedeutung. Beispielsweise muss eine reine Auswertungs-Skriptdatei nach dem Skript abgearbeitet werden, in dem erstmalig die Konten erzeugt und abgeschlossen werden. Die Reihenfolge der Einträge können Sie ändern, indem Sie die zu verschiebende Zeile anklicken und dann mit den blauen Pfeilen nach oben und unten bewegen. Zusätzliche Skriptdateien werden in der Regel hinter AUSGABE.SKT geschrieben, da in AUSGABE.SKT die Konten erst abgeschlossen werden und vorher kein Zugriff auf Kontendaten möglich ist.

Alternativ zu langen Listen in den Eingabefelder Buchungssatz-Dateien und Skript-Dateien können Sie auch vom rekursiven Aufrufen von Dateien Gebrauch machen und somit die Liste der Dateien in eine Textdatei verlagern. Dies wird im Kapitel Mehrplatzumgebungen beschrieben.

Hinter Verzeichnis für Ausgabedateien können Sie eintragen, wo die von TEXTBUCH erstellten Textdateien abgelegt werden sollen. Wird hier keine Eintragung vorgenommen, so werden sie in das Jahres-Verzeichnis gespielt. Der Verzeichnisname AUSGABE bedeutet, dass die Dateien z.B. in das Verzeichnis


C:\BUCHHALT\01\AUSGABE

gespielt werden. Das ist übersichtlicher, hat aber auch Vorteile bei der Datensicherung. Schließlich müssen Sie Dateien, die Sie innerhalb von Sekunden wieder neu generieren lassen können, nicht auf CD brennen.

Wenn Sie Ordner in Symbol-Ansicht verwenden und Ausgabedateien häufig nicht über TEXTBUCH, sondern direkt über das Betriebssystem aufrufen, ist es sehr nützlich, im Ausgabe-Verzeichnis noch einmal die Jahreszahl zu wiederholen, da Sie sonst bei mehreren geöffneten Ausgabe-Ordnern verschiedener Jahre aufgrund der gleichen Fensterüberschrift den Überblick verlieren. In diesem Fall schreiben Sie in unter "Verzeichnis für Ausgabedateien" einen die Skript-Variable [JR], z.B. AUSG[JR]. Die Variable samt eckigen Klammern wird dann vom Programm gegen die zweistellige Jahreszahl ausgetauscht.