• Fragen Sie den Empfänger der Daten, also in der Regel Ihren Steuerberater, welche Datev-Mitgliedsnummer (Beraternummer) er hat (max. 7-stellig) und unter welcher Mandantennummer er Sie in seinem Datev-System führt (max. 5-stellig). Tragen Sie diese zwei Zahlen im TEXTBUCH Einstellungen-Buch bei der Indexzunge Namen im Kasten Zusatzinfo für Datev-Export ein.
• Achten Sie darauf, dass das Konto mit der Kontonummer 9000 entweder als statistisches Konto im Kontenplan oder gar nicht definiert ist. Dieses ist als Gegenkonto für die Buchung der Anfangsbestände der Bestandskonten erforderlich.
• Wenn Sie Konto-Buchstaben verwenden, kontrollieren Sie bitte, dass jedes Konto auch über eine Kontonummer verfügt.
• Melden Sie in TEXTBUCH das gewünschte Buchungsjahr an.
• (Seit ca. 2015:) Bei den Konten, die im Datev-Kontenplan mit "AV" oder "AM" (Automatische Errechnung der Vorsteuer bzw. Mehrwertsteuer=Umsatzsteuer) (in Textbuch mit (v) im Kontenplan vergleichbar) markiert sind, dürfen keine Steuerschlüssel beim Export der Buchungssätze übergeben werden. Diese müssen unterdrückt werden, andernfalls ergeben sich Fehlermeldungen beim Datev-Programm des Steuerberaters. Im Textbuch Kontenplan müssen derartige Konten mit (DatevAuto) markiert sein. Sie können entweder selbst im Original-Datev-Kontenplan nachschauen oder ihren Steuerberater fragen. In der Regel sind nur eine Handvoll Konten betroffen. Entsprechend markierte Konten sind dann Teil der Kontenmenge DATEVAUTOKONTEN.
• Ähnlich wie bei (DatevAuto) müssen Sie Konten, die Einkäufe aus oder Verkäufe in das europäische Ausland betreffen, mit (DatevAusserEU) markieren. Beim Datev-Export werden dann Steuerschlüssel größer gleich 10 übergeben. Diese Konten werden dann Teil der Kontenmenge DATEVAUSSEREUKONTEN.
• Das Skript legt eine neue Kontenmenge Konto9000 an. Wenn Sie das Skript ein zweites Mal starten, ohne eine erneute Verarbeitung der Daten durchgeführt zu haben, ist diese Kontenmenge immernoch vorhanden und Textbuch schlägt Alarm. Führen Sie deshalb vorher nochmals einen Verarbeitungsgang durch oder starten Textbuch neu.

Wenn das Abarbeiten des Skripts erfolgreich war, dann öffnet sich ein Editorfenster mit einem Info-Text zur Konvertierung mit evtl. nützlichen Angaben für den Empfänger. Dieser Text ist nicht Teil der eigentlichen Konvertierung, sondern dient nur der Erläuterung.

Alle Dateien bzgl. des Datev-Exports befinden sich im Verzeichnis "datevformat", das ein Unterverzeichnis des TEXTBUCH Ausgabeverzeichnisses ist, also beispielsweise:

C:\buchhaltung\18\ausg18\datevformat

Die Umstellung von Datev Postversanddateien (KNE-Dateien) auf das DATEV-Format hat mit TEXTBUCH 4.40 stattgefunden. Die ursprüngliche Skriptdatei wurde in "datev-kne.skt" umbenannt.

Es ist nicht auszuschließen, dass mit dem neuen Format in Spezialfällen noch Probleme auftreten können. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall umgehend an uns. Es kann sich auch gerne Ihr Steuerberater direkt mit uns kurzschließen.

Datev empfiehlt, die CSV-Dateien als ZIP-Datei zu versenden. So ist neben der geringeren Datenmenge die Konsistenz (Fehlerfreiheit) der Daten beim Transport gewährleistet und die Datev-Software ist in der Lage, diese Datei direkt zu übernehmen. Hierbei ist das Packen der CSV-Dateien ausreichend.

Die letzte Zeile im Skript datev.skt erzeugt die entsprechende ZIP-Datei. Hierfür muss das Kommandozeilenprogramm Info-Zip installiert sein. Falls zip.exe nicht gefunden wird, müssen Sie den vollen Verzeichnisnamen in die Skriptdatei schreiben.

Wenn Ihr Steuerberater schon den letzten Jahresabschluss für Sie mit der Datev-Software bearbeitet hat, dann müssen Sie die Datei EXTF_Buchungsstapel_Anfangsbestand_2018.csv nicht mehr übertragen.