Buchungssatzdateien und Autorenkennung

Bei den Buchungssätzen gilt im Prinzip dasselbe wie beim Kontenplan. Um beim obigen Beispiel zu bleiben, berabeitet Herr Kramer seine eigenen Buchungssatz-Dateien, während die Buchungssatz-Datei des Chefbuchhalters mehrere .FI Verzweigungsbefehle enthält. Es ist unter Umständen sinnvoll, beim Chefbuchhalter nur eine Datei BUCH.TXT anzulegen, die dann selbst gar keine Buchungssätze enthält, sondern nur Kommentarzeilen und .FI Befehle zur Verzweigung.

Hierbei kann es vonnöten sein, Jahres-Verzeichnisse auf fernen Rechnern im Netzwerk anzugeben. Damit die Angabe der Dateinamen nicht jedes Jahr angepasst werden muss, kann statt der zweistelligen Jahreszahl ein Sternchen angegeben werden, wie dies auch im Einstellungen-Buch auf der Seite Programm beim Verzeichnis für Ausgabedateien möglich ist:

Statt zu schreiben: 




 .FI H:\Lager\Kramer\TEXTBUCH\06\Lagerbuchungen_1.txt

wird das Jahresverzeichnis allgemein geschrieben: 



 .FI H:\Lager\Kramer\TEXTBUCH\*\Lagerbuchungen_1.txt

TEXTBUCH tauscht dann das Sternchen gegen die zweistellige Jahresbezeichnung des angemeldeten Jahres aus.

Autorenkennung

In Mehrplatzumgebungen ist es für den Chefbuchhalter erforderlich, die einzelnen Buchungen den Autoren zuzuordnen zu können. Hierfür kann in der Buchungssatz-Datei eine sog. Autorenkennung vergeben werden. Diese identifiziert einen Autor bzw. einen Arbeitsplatz. Die Autorenkennung wird vom Programm der Belegnummer vorangestellt, getrennt durch einen Punkt: Autorenkennung.Belegnummer

Die Buchungsdatei des Chefbuchhalters sieht dann möglicherweise folgendermaßen aus: 




 /// Buchungen von Sachbearbeiter Fritz Meier, Abteilung Verwaltung
 ***Autorenkennung ME
 .FI H:\Verwaltg\Meier\Textbuch_Daten\*\Buch.txt
 /// Buchungen Sachbearbeiter Hans Müller, Abteilung Einkauf
 ***Autorenkennung ML
 .FI J:\Einkauf\Textbuch_Daten\*\BuchMüller.txt
 /// Buchungen Sachbearbeiter Peter Schmidt, Abteilung Einkauf
 ***Autorenkennung SM
 .FI J:\Einkauf\Textbuch_Daten\*\BuchSchmidt.txt
 ***Autorenkennung

Ein "***Autorenkennung" ohne Parameter dahinter löscht die Autorenkennung für weitere Buchungen.

Da sich die Befehle "***Autorenkennung" nicht in den einzelnen Buchungsdateien, sondern in der übergeordneten Datei des Chefbuchhalters befinden, werden nur bei der Buchhaltung des Chefbuchhalters den Belegnummern die Autorenkennung vorangestellt, bei den einzelnen Sachbearbeitern erscheinen die Belegnummern ohne Autorenkennung. Wenn die Sachbearbeiter kein Schreibrecht auf die übergeordnete Buchungsdateien des Chefbuchhalters haben, ist eine Manipulation der Identität von seiten des Sachbearbeiters nicht möglich.

Die programminternen Buchungsnummern (z. B. N123 für die 123. Neutralbuchung) helfen für die Übersicht zwischen den Buchungen mehrerer Sachbearbeiter nicht weiter: Die Buchungsnummern ändern sich zwar im Zeitverlauf nicht, doch werden sie individuell für einen Arbeitsplatz vergeben. Der Chefbuchhalter kann für sich allein eine Buchung anhand der Buchungsnummer identifizieren; um aber mit dem Sachbearbeiter über die bestimmte Buchung zu sprechen, muss er ihm seine Belegnummer mitteilen.