TEXTBUCH verfügt über eine Protokollierfunktion der Eingabedateien, d.h. eine automatische Sicherung alter Datei-Zustände. Diese Funktion ist nicht zu verwechseln mit der sog. Buchungshistorie (Datei BUCHHIST.TXT), der automatischen und ständig aktiven Protokollierung der Änderungen in den Buchungssatzlisten (Eingabe - Buchungshistorie).

Da die Eingabedaten dank rekursiver Dateiaufrufe auf verschiedenen Rechnern verteilt liegen können, ist es schwieriger, im Nachhinein den Überblick zu behalten. Deshalb werden diese auf Wunsch in einem bestimmten zeitlichen Abstand (täglich, wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, jährlich) mitprotokolliert und in entsprechenden Unterordnern übersichtlich abgelegt. Wenn beispielsweise der Gesamt-Kontenplan des zentralen Buchhalters aus 30 Einzeldateien über das Netzwerk verteilt in unterschiedlichen Verschachteltungsebenen vorliegt, wird über die Protokollier-Funktion regelmäßig eine große Gesamt-Kontenplan-Datei angelegt, die die Summe aller Einzeldateien enthält. Aber auch ohne verteilte Umgebungen kann es sinnvoll sein, zu bestimmten Stichtagen den Stand der Eingabedaten festzuhalten, vor allem bei zum augenblicklichen Zeitpunkt noch nicht mit Schreibschutz versehenen Buchungssatz-Dateien.

Auf der Seite Protok können Sie auswählen welche Eingabedateien wie oft protokolliert werden sollen. Besteht eine Eingabedatei wie der Kontenplan aufgrund von rekursiven Dateiaufrufen aus zahlreichen Einzeldateien, so werden diese Einzeldateien in eine große gemeinsame Protokollier-Datei zusammengeführt.

Standardmäßig ist das Protokollieren abgeschaltet.

Mit den Radioknöpfen können Sie auswählen, wie häufig die Eingabedateien gesichert werden sollen. Rechts davon sehen Sie, wie der Verzeichnisname (im jeweiligen Jahres-Verzeichnis) für den aktuellen Moment lauten wird.

In der unteren Hälfte der Seite können Sie mit Doppelklick Haken setzen bzw. löschen und somit auswählen, welche Typen von Eingabedateien protokolliert werden sollen.

Ist die Protokollierfunktion aktiviert, so werden beim Einlesen der Eingabedateien jedesmal Protokollierdateien erzeugt. In der Regel wird die alte Protokollier-Datei überschrieben. In dem Augenblick aber, wo sich der Verzeichnisname für die Protokollier-Dateien ändert, weil - je nach Häufigkeit - z.B. ein neuer Monat oder ein neuer Tag begonnen hat, wird das alte Verzeichnis nicht mehr angerührt. Sie erhalten so im Verzeichnis \PROTOK zahlreiche Unterverzeichnisse, die nicht mehr überschrieben werden, wenn ein neuer Tag, eine neue Woche, ein neuer Monat usw. begonnen hat. Das hierfür relevante Datum bezieht sich auf die Computer-Systemzeit und nicht auf das Datum der Buchungssätze. Es kann also vorkommen, dass im Jahres-Verzeichnis 04 ein Unterordner \PROTOK\FEB_2005 erzeugt wird, wenn Abschlussbuchungen des Jahres 2004 erst im Februar 2005 erzeugt werden.

Die protokollierten Dateien können Sie in TEXTBUCH mit Eingabe - Sonstige Öffnen aufrufen, und zwar indem Sie zuerst das Jahresverzeichnis, dann das Verzeichnis PROTOK sowie den gewünschten Unterordner aufrufen. Es wird dann der Editor mit entsprechender farblicher Hervorhebung gestartet; damit Sie im Editor auch bei Buchungssatz-Dateien die richtigen farblichen Hervorhebungen erhalten, muss die Zeichenfolge "BUCH" im Dateinamen enthalten sein.

Um herauszufinden, welche Unterschiede zwischen zwei Eingabedateien verschiedener Zeitpunkte bestehen, verwenden Sie den Dialog Protokollierungen vergleichen (Eingabe - Vergleichen).

Dies ist besonders sinnvoll bei rekursiven Dateiaufrufen.

Achten Sie darauf, dass bei täglichen oder wöchentlichen Protokollierungen die Datenmenge relativ groß wird. Unter Umständen ist das Packen derartiger Ordner mit einer Archivsoftware wie ZIP sinnvoll.

Die protokollierten Eingabedateien können sehr groß werden, denn es werden die rekursiv mit .FI gelesenen Unter-Eingabedateien ebenfalls in eine große Protokollierdatei geschrieben. Um die Dateien nicht zu groß werden zu lassen, werden in jede Datei nur 100.000 Zeilen geschrieben (ca. 8 MB Dateigröße, abhängig von der durchschnittlichen Zeilenbreite) und dann eine neue Datei begonnen: Wenn der übliche Dateiname Dateiname.txt lautet, heißt die zweite Datei Dateiname_1.txt usw. Die 377.777-te Zeile ist somit die 77.777-te Zeile in Dateiname_3.txt.