Schlussbuchungen

Am Ende des Jahres werden sog. Schlussbuchungen durchgeführt. Dies sind u.a. und manche Buchungen, die ("aus Schlamperei") erfahrungsgemäß erst am Jahresende getätigt werden. Zu einigen Punkten sind Anmerkungen nötig.

Rückstellungen

Rückstellungen werden für künftige mit Sicherheit anfallende Ausgaben gebildet. Es ist am besten vergleichbar mit der Buchung bei offenen Rechnungen, nur dass noch keine Rechnung vorhanden und somit auch noch kein genauer Betrag bekannt ist. Das Schulbeispiel ist die Pensionsrückstellung großer Firmen. Kleine Firmen müssen z.B. für das Jahr 2008 eine Rückstellung in Höhe des Steuerberater-Honorars bilden. Da der endgültige Jahresabschluss vom Steuerberater immer erst im Folgejahr 2009 durchgeführt wird und erst dann eine Rechnung vom Steuerberater existiert, muss eine Rückstellung gebildet werden:

r 6825 Rechts- und Beratungskosten
R 3070 Rückstellungen 




31.12.23 Rückstellung Steuerberater 08   r:R o   2500,00

Mit dem "o" für "ohne" wird in TEXTBUCH verhindert, dass die Mehrwertsteuer schon abgeführt wird, bevor eine Rechnung existiert.

Trifft dann im folgenden Jahr die Rechnung ein, wird der Rechnungsbetrag, wenn er gleich gezahlt wird mit "Rückstellung an Girokonto" gebucht, sonst über das Konto "Verbindlichkeiten aus Lief./Leist." zwischengepuffert. Meist entspricht die Rechnung jedoch nicht genau dem rückgestellten Betrag. Dann muss die Differenz entweder als Korrekturbuchung gebucht werden oder in "außerordentlichen Ertrag" bzw. "außerord. Aufwand".

R 3070 Rückstellungen
8 7400 Außerordentlicher Ertrag
G 1800 Girokonto 




20.05.24 Bezahlung Stber. 08, Aufl.Rückst.   R:G     2300,00
20.05.24 Aufl. verbliebene Rückst.           R:8      200,00

Verlangt der Steuerberater Mehrwertsteuer, so muss die Vorsteuer von Hand als eigener Buchungssatz gebucht werden, da wegen fehlendem Aufwandskonto in der Buchung (das Aufwandskonto war schon bei der Bildung der Rückstellung beteiligt) der Umsatzsteuer Automatismus nicht greift.

Umbuchungen Umsatzsteuer

Wie schon im Kapitel zur Umsatzsteuer erläutert, werden für jede Umsatzsteuer-Voranmeldung die Salden von Umsatzsteuerkonto und Vorsteuerkonto auf das gemeinsame Umsatzsteuer-Verrechnungskonto gebucht. Diese dann auf dem Verrechnungskonto liegende Differenz aus Umsatzsteuer und Vorsteuer muss dann ans Finanzamt abgeführt werden bzw. bei höherer Vorsteuer als Umsatzsteuer erhält man eine Rückzahlung.

Im Rahmen von Schlussbuchungen ergeben sich meist noch weitere Buchungen, die auch mehrwertsteuer-relevant sein können. Wenn die Buchungen wirklich abgeschlossen sind, dann muss der dann aktuelle Saldo bzw. die entstandene Differenz in einem ersten Schritt auch noch auf das Umsatzsteuer-Verrechnungskonto umgebucht werden.

Für die Schlussbuchungen Umsatzsteuer sind folgende Konten erforderlich:

3635 Umsatzsteuer-Verrechnung
3840 Umsatzsteuer Jahresende laufendes Jahr
3841 Umsatzsteuer Vorjahr
3845 Umsatzsteuer frühere Jahre

In einem zweiten Schritt wird der Saldo der Umsatzsteuer-Verrechnung auf "Umsatzsteuer Verrechnung laufendes Jahr" gebucht, damit für den Jahresabschluss das Verrechnungskonto auf Null gesetzt ist, denn Verrechnungskonten sollen am Jahresende grundsätzlich auf Null gesetzt werden.

In einem dritten Schritt wird am 1.1. des Folgejahres dann der Saldo umgebucht auf "Umsatzsteuer Vorjahr".

Wenn der endgültige Jahresabschluss erst im Folgejahr des Folgejahres durchgeführt wird, muss am 1.1. des Folge-Folgejahres eine nochmalige Umbuchung auf "Umsatzsteuer frühere Jahre" stattfinden. Der ursprüngliche Saldo der Umsatzsteuer-Verrechnung wird somit in der oben dargestellten Reihenfolge der Konten von "Umsatzsteuer-Verrechnung" ggfs. bis "Umsatzsteuer frühere Jahre" nach und nach durchgereicht.

Ausgleichsbuchungen zwischen Gesellschafter und Gesellschaft

Am Jahresende sollten eventuelle Schulden / Guthaben zwischen Gesellschafter und Gesellschaft ausgeglichen werden. Leidet die Firma an Liquiditätsproblemen und schießen Gesellschafter ständig Privatgeld zu, so sollten die GmbH die ausstehenden Einlagen von den Gesellschaftern einfordern. Ein längerfristiges Darlehen (als Fremdkapital und nicht Eigenkapital) vom Gesellschafter an die Gesellschaft wird nur dann geduldet, wenn der Gesellschafter die marktüblichen Zinsen erhält. Ausstehende Einlagen des Eigenkapitals können dagegen eingezahlt werden, ohne dass der GmbH-Vertrag (Notar erforderlich) geändert wird. Eine Erhöhung des Eigenkapitals erfordert eine notarielle Vertragsänderung; die Umwandlung von kurzfristigem Gesellschafterdarlehen in Eigenkapital (in Form von Reduzierung der ausstehenden Einlagen) kann einfach mit einem Buchungssatz durchgeführt werden, ohne irgendwelche Bankkonten.

Benutzt der Gesellschafter das Firmentelefon auch für private Zwecke, so sollte die Firma ihm eine Rechnung schreiben. Umgekehrt kann er der Firma eine Rechnung über anteilige Gebühren seines Privattelefons schreiben, was jedoch vom Finanzamt nicht so gerne gesehen wird. Auch kann er der Firma die Kosten eines Arbeitszimmers durchreichen, wenn er von zuhause arbeitet, indem er anteilig seine Hauskosten bzw. Mietkosten entsprechend des Quadratmeter-Anteils des Zimmers an der gesamten Wohnfläche durchreicht. Da es sich um ein Weiterreichen ohnehin anfallender Kosten handelt, muss der Arbeitnehmer dies nicht selbst als Einnahme versteuern. Für den Anteil seiner Hauskosten, die mehrwertsteuerpflichtig waren, kann die Firma Vorsteuer vom Finanzamt zurückverlangen.