Die Umlegung basiert auf einer Gruppenbildung von Kostenstellen in fünf Hauptgruppen. Aus diesen fünf Hauptgruppen werden Zuschlagsfaktoren abgeleitet, mit denen die Beträge der einzelnen Kostenträger multipliziert werden.
Hierbei sind zwei Begriffe der Betriebswirtschaftslehre von großer Bedeutung: die Gemeinkosten einerseits und andererseits die Direktkosten, auch Einzelkosten genannt. Die Direktkosten sind die Kosten, die direkt den Kostenträgern (= Produkte) zugeordnet werden können und die Gemeinkosten sind die Kosten, die nicht direkt zugeordnet werden können und deshalb auf Kostenstellen aufgeteilt werden.
Es gibt fünf Hauptgruppen von Kostenstellen:
Der Zuschlagsfaktor für die Materialgemeinkosten wird durch das Verhältnis von Materialgemeinkosten zu Materialdirektkosten ermittelt. Ein Rechenbeispiel: Die Summe der direkt zurechenbaren Materialkosten eines Betriebes (Summe Materialdirektkosten) liegen für alle Kostenträger ingesamt bei 3000 EUR. Die nicht auf ein einzelnes Produkt (= Kostenträger) zurechenbaren Materialkosten (Summe Materialgemeinkosten) liegen bei 300 EUR. Dies ergibt einen Zuschlagsfaktor von 10% bzw. als Zahlenwert 1,1. Das Produkt X hat Materialdirektkosten von 100 EUR und nach der Umlegung der Materialgemeinkosten auf Produkt X ergeben sich 110 EUR.
Die Materialdirektkosten für die Entwicklungsabteilung werden zu den Entwicklungsdirektkosten gerechnet und dürfen hier nicht erscheinen.
Mit den Fertigungs- und Entwicklungs-Gemeinkosten wird ähnlich verfahren, nur die Bezugsgröße der Direktkosten ist zum Teil verschieden:
Der Zuschlagsfaktor für die Fertigungsgemeinkosten stellt das Verhältnis von Fertigungsgemeinkosten zu Lohndirektkosten dar. Die Lohndirektkosten für die Entwicklungsabteilung gehören zu den Entwicklungsdirektkosten und dürfen hier nicht erscheinen.
Der Zuschlagsfaktor für die Entwicklungsgemeinkosten entspricht dem Verhältnis von Entwicklungsgemeinkosten zu Entwicklungsdirektkosten.
Die drei Kategorien Material-, Fertigungs- und Entwicklungskosten werden zusammen als Herstellkosten bezeichnet. Der Zuschlagsfaktor für die Umlegung Herstellgemeinkosten ist somit das Produkt aus den Umlegungsfaktoren für Material-, Fertigungs- und Entwicklungsgemeinkosten.
Der Zuschlagsfaktor für die Verwaltungsgemeinkosten stellt das Verhältnis Verwaltungsgemeinkosten zu Herstellkosten dar.
Gleiches gilt für den Zuschlagsfaktor für die Vertriebsgemeinkosten: Auch hier dienen die Herstellkosten als Bezugsbasis.
Alle fünf Kategorien zusammen ergeben die sog. Selbstkosten. Der Zuschlagsfaktor für die Selbstkosten ist somit das Produkt der fünf einzelnen Zuschlagsfaktoren bzw. das Produkt aus den drei Zuschlagsfaktoren für Herstellgemeinkosten, Verwaltungsgemeinkosten und Vertriebsgemeinkosten.
Werden die Bezeichner der Kostenträger auch als "Erlösträger" für die Erlöse der einzelnen Produkte geführt, so können drei verschiedene Kostendeckungsgrade für die einzelnen Produkte ausgewiesen werden:
In den folgenden Kapiteln wird nun die Umsetzung dieses Konzeptes in TEXTBUCH erläutert.