Spezielle Schalter zu Mehrplatzumgebungen im Einstellungen-Buch

Im Einstellungen-Buch (Verarbeiten - Einstellungen) finden Sie auf der Seite Mehrplatz spezielle Einstellungen bzgl. Mehrplatzumgebung/Netzwerk.

Datei in Editor auf "nur lesen" stellen wenn schon geöffnet ermöglicht Ihnen, dass mehrere Personen im Netzwerk auf dieselbe Datei zugreifen können, ohne dass es zu Konflikten kommen kann. Hierbei gilt die Regel "wer zuerst kommt mahlt zuerst": Der erste Anwender, der die Datei in seinem Editor anzeigen lässt, erhält Schreibrecht, die weiteren Anwender dann nur noch Leserecht. Verlässt der erste Anwender die Datei oder wählt er im Editor-Menü Datei - Schreibrecht abgeben, so erhält automatisch der andere Nutzer das Schreibrecht. Die TEXTBUCH-Editoren zeigen das "nur lesen" auffällig mit einem grauen statt weißem Editorhintergrund an. Sie können mit der Einstellung experimentieren, indem Sie über Datei - sonstige öffnen eine schon geöffnete Datei erneut öffnen, was denselben Effekt hätte als ob eine Datei von zwei separaten Rechnern zugegriffen würde. Wenn zahlreiche Anwender auf die eine Datei zugreifen und das Schreib/Leserecht im Netzwerk nicht eigens festgelegt ist, so ist es Zufall, welcher Nutzer nach der Freigabe das Schreibrecht erhält.

Technisch ist diese Funktion folgendermaßen umgesetzt: Wenn eine Datei im TEXTBUCH-Editor geöffnet wird, so wird grundsätzlich das "Read-only flag" der Datei gesetzt. Andere TEXTBUCH-Editoren, aber auch beliebige Editoren anderer Hersteller, haben so nur noch Leserecht. Wird der TEXTBUCH-Editor geschlossen, so wird vorher das read-only flag wieder zurückgenommen. Wenn TEXTBUCH abstürzen sollte, während eine Datei im Editor mit Schreibzugriff geöffnet ist, verbleibt das Read-only flag der Textdatei. In diesem Fall müssen Sie von Hand über das Betriebssystem (Maus auf Dateisymbol, rechte Maustaste, Eigenschaften) den Haken bei "nur lesen" deaktivieren.

Am besten ist es jedoch, bei der Organisation der Netzwerkstruktur darauf zu achten, dass jeder Benutzer seine eigenen Buchungsdateien hat und als einziger Schreibrecht auf diesen hat. Wenn auch der zentrale Haupt-Buchhalter einen Fehler findet, muss er Korrekturbuchungen vornehmen. In diesem Fall ist die oben genannte Sperrfunktion nicht erforderlich.

Anzahl Leseversuche für Eingabedateien betrifft ein spezielles und statistisch sehr selten auftretendes Problem in Netzwerken. Versucht ein Anwender just in dem Moment, eine Datei zu lesen, während ein anderer Anwender die Datei schreibt, so erhält der Anwender eine Fehlermeldung beim Versuch, die Datei zu lesen. Denn im Moment des Schreibens ist eine Datei für Lesezugriffe nicht zugänglich, auch wenn es sich nur um einen Bruchteil einer Sekunde handelt. Im Editor ist dies unkritisch, weil der Anwender den Vorgang beaufsichtigt und die Datei lediglich erneut öffnen muss. Beim Verarbeiten würde aber TEXTBUCH den gesamten Verarbeitungsvorgang abbrechen. Um dies zu verhindern, können Sie TEXTBUCH anweisen, beim Fehlschlag des Lesens einer Eingabedatei mehrere weitere Versuche zu unternehmen. Vor jedem zusätzlichen Versuch wartet TEXTBUCH 0,5 Sekunden. Wenn Sie den Schalter im Einstellungen-Buch auf "6" stellen, versucht TEXTBUCH für 3 Sekunden 6 mal, die Textdatei zu öffnen. Erst wenn der 6. Leseversuch scheitert, bricht der TEXTBUCH-Verarbeitungsvorgang ab mit der Fehlermeldung "Datei nicht gefunden". Wenn Sie ein überlastetes, sehr langsames Netzwerk haben, so müssen Sie einen höheren Wert wählen, um derartige Abbrüche zu vermeiden. Der Nachteil eines hohen Wertes ist, dass wenn die Datei wirklich nicht vorhanden ist, der Abbruch mit entsprechender Fehlermeldung die genannte Zeit auf sich warten lässt.

TOK- (Text-OK-) Buchungsdateien

Fehlerfreie Buchungsdateien kopieren als TOK-Datei ist ebenfalls eine spezielle Funktion bei der gleichzeitigen Nutzung von TEXTBUCH durch mehrere Personen im Netzwerk. Um die Bedeutung dieser im Netzwerk wichtigen Funktion zu erklären, muss etwas ausgeholt werden:

Wie Sie schon erfahren haben, geschieht das Buchen mit TEXTBUCH mit folgenden Arbeitsschritten

In der Praxis sind dann für einen gewissen Zeitraum - ca. 5 Minuten bis zu einer Stunde - während des Buchens vorläufige, logisch falsche Buchungen eingegeben worden, die dann anschließend korrigiert werden. Startet ein anderer Nutzer, der Lesezugriff auf diese Daten hat - z.B. der zentrale Buchhalter - einen Verarbeitungslauf, so erhält er neben seinen eigenen Fehlern auch noch dieselbe vorübergehende Fehlerliste auf seinem Bildschirm, für die er aber gar nicht verantwortlich zeichnet und auf die er mangels Schreibrecht auch gar nicht Einfluss nehmen kann.

Damit alle anderen TEXTBUCH-Nutzer von einem bestimmten Mitarbeiter immer nur fehlerfreie Buchungsdateien erhalten, kann TEXTBUCH auf Wunsch automatisch Buchungsdateien kopieren, aber immer nur dann, wenn diese fehlerfrei sind. So entsteht ein paralleler Satz von Buchungsdateien, die immer fehlerfrei sind. Diese Dateien haben die Dateiendung TOK ("Text-OK"). D.h. neben BUCH1.TXT, BUCH2.TXT, BUCH3.TXT existieren dann auch noch die Dateien BUCH1.TOK, BUCH2.TOK und BUCH3.TOK im selben Verzeichnis. Auf diese TOK-Dateien und nicht auf die TXT-Dateien greifen dann alle anderen Nutzer zu.

Um diese Funktionalität zu nutzen, müssen Sie zwei Dinge tun:

Grundsätzlich gilt: Schließt TEXTBUCH einen Verarbeitungslauf mit rotem LED-Lämpchen ab, so gelten die Buchungsdateien als noch nicht fehlerfrei. D.h. erst wenn der Verarbeitungslauf mit grüner LED abgeschlossen wird, werden ggfs. TOK-Dateien neu erzeugt. Dies ist dann der Fall, wenn weder im Fenster mit der roten Schrift noch im weißen Fenster Informationen aufgeführt werden. Eine Ausnahme bildet nur der Hinweis im roten Fehlerfenster: "Salden von Umsatzsteuerkonten noch nicht auf Verrechnungskonto gebucht". Dieser gilt nicht als "Fehler".