GmbH's müssen für Umsatzsteuer optieren, kleine Personengesellschaften können es sich aussuchen.

Umsatzsteuer fällt bei allen Ertragsposten an, bei denen der Gesetzgeber Mehrwertsteuer verlangt. Die monatlich, vierteljährlich oder jährlich (abhängig vom Umsatz) abzuführende Umsatzsteuer kann durch die Vorsteuer - das sind die Mehrwertsteuerbeträge aller Aufwandsposten - gesenkt werden. Macht man Verlust, so bekommt man vom Finanzamt deshalb sogar Geld heraus.

Zur Buchung der Umsatzsteuer sind mindestens 3 Konten erforderlich: Umsatzsteuerkonto, Vorsteuerkonto, Umsatzsteuer-Verrechnungskonto.

Wird ein Aufwand gebucht (z. B. Bürobedarf aus Kasse gezahlt 11,90 EUR), so wird nicht in zwei Konten, sondern in drei Konten gebucht:

• Kasse 11,90 EUR entnommen (Haben)
• Aufwand Bürobedarf 10,00 EUR (Soll)
• Mehrwertsteuer als Vorsteuer 1,90 EUR (Soll).

Die meisten Buchhaltungsprogramme buchen Ihnen die Mehrwertsteuer automatisch auf das Vorsteuer- und Umsatzsteuerkonto. Bevor Sie dann die Umsatzsteuer-Formulare ausfüllen, buchen Sie die Beträge der Endbestände von Vorsteuer- und Umsatzsteuerkonten auf das Umsatzsteuer-Verrechnungskonto. Aus dem Endbestand des Verrechnungskontos sehen Sie dann, wieviel Geld Sie dem Finanzamt schulden bzw. beim Finanzamt Gut haben.