Abschreibungen dienen dazu, die Kosten einer einmaligen Anschaffung auf mehrere Jahre zu verteilen. Die Ausgabe findet einmal statt, der erfolgsrelevante Aufwand wird aber verteilt.
Hierzu wird bei der Anschaffung das Gut, z.B. eine Computeranlage, für 5800 EUR erst einmal nur in das Bestandskonto "Anlagegüter" (oder ähnliches) gebucht.
A Büroeinrichtung (Afa-pflichtig, über 410 EUR)
a Abschreibung Büroeinrichtung
G Girokonto Bank
01.05.00 Neukauf Computeranl. A:G 5800,00 EUR
Vom Bankkonto wird Geld weggebucht, auf das Konto Büroeinrichtung wird der Computer hineingebucht. Die Vorsteuer wird jetzt schon herausgezogen, so daß vom Bankkonto zwar 5800 EUR weggebucht wird, auf dem Konto Büroeinrichtung aber nur 5000 EUR ankommen. Siehe Umsatzsteuer (Einführung).
Bislang ist noch kein Aufwand angefallen, da sich alles erfolgsneutral zwischen Bestandskonten abgespielt hat.
Am Ende des ersten Jahres wird nun die erste Rate des Computers abgeschrieben:
31.12.00 Afa Computer 1 von 5 a:A 500,00 EUR
Erst jetzt fällt der Aufwand an.
Ist der Gegenstand in der zweiten Hälfte des Jahres angeschafft, so beginnt man mit einer halben gegenüber der üblichen vollen Abschreibungsrate, also z.B. bei 5 Jahren Abschreibung mit 10% statt mit 20%.
Unter Hilfe - Afa-Zeiträume finden Sie eine baumförmige Struktur aller Anlagegüter und die hierfür vorgeschriebenen Afa-Zeiträume des Gesetzgebers (Bundesrepublik Deutschland). Textbuch greift hier auf die Daten der Textdatei AFAINFO.TXT zurück, die Sie auch direkt betrachten können.
Für "immaterielle Anlagegüter", z. B. Software, gelten andere Abschreibungsregeln. Kostet Software 410 EUR (800 DM) und mehr und ist sie nicht mit einem neuem Computer "gebundelt" gewesen, so wird sie in 3 bis 5 Jahren abgeschrieben.
Es gibt diverse Sonderabschreibungs-Regeln. So ist es möglich, Computer wesentlich schneller abzuschreiben - in begründeten Fällen, etwa beim Umstieg auf ein neues, aufwendigeres Betriebssystem, kann ein Computer schneller als gewöhnlich abgeschrieben werden. Wenn Sie derzeit viel Steuern zahlen und in Zukunft eher weniger, so ist es sinnvoll, schnell abzuschreiben. Verhält es sich dagegen umgekehrt (z.B. bei einer Firmengründung), so ist es in Ihrem Interesse, möglichst langsam abzuschreiben. (Das wird häufig falsch verstanden.)
Schneller abschreiben als unter Hilfe - Afa-Zeiträume angegeben ist nur mit expliziter Erlaubnis des Finanzamts zulässig. Langsamer abschreiben ist im Prinzip erlaubt, macht aber einen schlechten Eindruck, da man so schlechte Jahresergebnisse "nach oben frisiert".
Bei geringwertigen Wirtschaftsgütern (50 bis 410 EUR bzw. 100 bis 800 DM) ist es
üblich, genauso zu buchen wie bei den höherwertigen. Am Jahresende werden dann
mit einem einzigen Buchungssatz alle angeschafften geringwertigen
Wirtschaftsgüter vollständig abgeschrieben bis auf einen Erinnerungsposten von
1 EUR. Ein neues Telefon für 200 EUR ist ein Beispiel hierfür: es ist an sich
über mehrere Jahre nutzbar, kann aber sofort abgeschrieben werden - muß aber nicht.
Ein Computertrackball für 60 EUR kann auch als Verschleißartikel angesehen werden
und kann einfach als Aufwand Bürobedarf gebucht werden, obwohl er mehr als
50 EUR kostet.