Über Kontextmenü (rechte Maustaste) Programm - Buchungsdialog oder einfach per Doppelklick gelangen Sie zu einem Dialogfenster zur Bearbeitung eines einzelnen Buchungssatzes, was einer einzelnen Zeile im Editorfenster entspricht.
Während der Buchungsdialog geöffnet ist, können Sie die restlichen Fenster nicht mehr bedienen.
Routinierte Benutzer, die die Konto-Buchstaben bzw. Konto-Nummern auswendig wissen, werden schneller im Editor zurechtkommen. Wenn Ihnen aber die Bedeutung von bestimmten Konten nicht klar ist, werden Sie diesen Dialog hilfreich finden.
Die Buchungsnummer ist freiwillig und erscheint im Editor
vor dem Datum. Es kann eine beliebige Zeichenfolge (Zahlen und Buchstaben)
eingegeben werden, Leerzeichen sind jedoch nicht erlaubt.
Diese Buchungsnummer wird nicht weiterverarbeitet, erscheint also in keinen Konten-Darstellungen,
sie bleibt nur Orientierung in der Buchungssatz-Liste.
Wenn die Buchungsnummer auch in den Konten-Darstellung erscheinen sollen, dann
lassen Sie das Feld Buchungsnummer einfach leer und schreiben die Nummer oder
Bezeichnung als Bestandteil des Buchungstextes.
Das Datum kann entweder in der Schreibweise TT.MM.JJ oder in einer Kurzform TTMM (ohne Punkt) eingegeben werden. Die Kurzform wird beim Verlassen des Datumsfeldes automatisch in die lange Form umgewandelt.
Der Buchungstext beschreibt den Buchungsvorgang. Sinnvolle Bezeichnungen sind "Meier Schreibwaren Bleistifte" oder "Kasse auffüllen". Eckige Klammern haben eine besondere Bedeutung: sie enthalten den Gegenstandsbezeichner und dürfen nur in diesem Zusammenhang verwendet werden. Wenn Sie keine Gegenstandsbezeichner (Inventar, Mahnwesen u.a.) verwenden, dann dürfen Sie trotzdem keine eckigen Klammern benutzen.
Die Auswahl des Soll- und Habenkontos geschieht in zwei Schritten: Zuerst wählen Sie aus, ob es sich um eine Aufwandsbuchung, Ertragsbuchung oder eine Neutralbuchung (Buchung zwischen Bestandskonten, z. B. Kasse und Girokonto) handelt. Textbuch stellt Ihnen dann in den Drop-Down-Feldern nur noch die Konten zur Auswahl, die dann noch denkbar sind. Dabei dürfen Sie entweder ein Konto aus der Drop-Down-Liste auswählen oder aber Kontobuchstabe oder Konto-Nummer direkt in das Eingabefeld tippen - bei einer korrekten Eingabe ergänzt Textbuch Ihre Eingabe um den Erklärungstext.
Korrekturbuchung ist ein Sonderfall. Die Vorauswahl von Konten ist dann abgeschaltet, es ist "alles erlaubt". Damit Textbuch beim Verarbeiten nicht meckert, muß im Buchungstext von Korrekturbuchungen immer die Zeichenfolge "Korr", "Storn", "Berichti" oder "Aufl" (Auflösung) vorkommen. Wenn Korrekturbuchung aktiviert ist, sehen Sie dies zusätzlich auch noch in der Titelzeile des Dialogfensters.
Wenn das Hakerl bei Bestands- und Gegenkonto gesetzt ist, so können Sie den Soll- und Haben Buchungssatz auf eine ganz andere Weise eingeben. Die Knöpfe "Aufwands- Ertrags- Neutral- Korrekturbuchung" wandeln sich in LED-Lämpchen um und können nicht mehr angeklickt werden. Statt einem Soll- und einem Haben-Konto wird jetzt Konto und Gegenkonto eingegeben. Das "Konto" ist immer ein Bestandskonto, das Gegenkonto kann jedes beliebige Konto sein. Während das "Konto" wie üblich eingegeben werden kann, steht für das "Gegenkonto" kein Drop-Down-Feld, sondern nur die Eingabe über Konto-Nummer oder Konto-Buchstabe zur Verfügung. Wenn nicht nur das "Konto", sondern auch das Gegenkonto ein Bestandskonto ist, so läßt sich mit dem Vertauschknopf (der Knopf mit dem kreisförmigen Pfeil) der Inhalt von "Konto" und "Gegenkonto" vertauschen, was jedoch nur eine andere Darstellung, nicht aber ein anderer Buchungssatz bedeutet. Ob das "Konto" das Soll-Konto und das Gegenkonto das Haben-Konto ist oder umgekehrt, ergibt sich aus den gewählten Konten sowie aus dem Vorzeichen des Geldbetrages, das nur hier eine Bedeutung hat und bei der normalen Eingabeform (Soll- und Habenkonto) immer positiv sein muß.
Wenn Bestands- und Gegenkonto markiert ist, wird das Vorzeichen des Geldbetrages optisch zusätzlich hervorgehoben: die Hintergrundfarbe des Betragsfeldes wird grün bei positiven und rot bei negativen Beträgen. Mit negativen Beträgen wird aus dem aus Sicht von "Konto" etwas weggenommen, mit positiven Beträgen etwas hinzugefügt. Ist das "Konto" ein Konto der Passiva, also im Kontenplan mit (passiv) markiert - beispielsweise Rückstellungen oder Eigenkapital - so entspricht die grüne Farbe (hinzufügen) einer Haben-Buchung, in allen anderen überwiegenden Fällen bedeutet grün eine Soll-Buchung und rot eine Haben-Buchung. Wenn nun auch im Gegenkonto ein Bestandskonto aufgeführt ist.
Ob Sie nun lieber die Eingabeform Bestands- und Gegenkonto aktivieren oder nicht, ist letztlich Geschmackssache. Praktisch ist es dann, wenn Sie die Buchungssätze in Gruppen gleicher Bestandskonten sortieren, also z. B. untereinander alle Buchungen im Girokonto eingeben. Sie können jederzeit erneut auf Bestands- und Gegenkonto drücken und so wieder zur normalen Soll-Haben-Eingabe zurückkehren.
In dieser Doku befindet sich ein eigenes Kapitel über Gegenstandsbezeichner. Sie dienen der Verwaltung von Gegenständen in einem Konto, u.a. für Inventar, Mahnwesen. Gegenstandsbezeichner sind im beispielhaften Kontenplan nicht eingerichtet und deshalb bei jeder Buchung "ausgegraut". Wenn Bestandskonten mit (Liste) markiert sind und derartige Listenkonten im Buchungssatz vorkommen, dann wird das Feld der Gegenstandsbezeichner automatisch aktiv und muß sogar ausgefüllt werden. In diesem Fall muß dann im kleinen Feld die Stückzahl als ganze Zahl oder als Dezimalbruch mit bis zu drei Stellen hinter dem Komma ausgefüllt werden (Komma, nicht Punkt). In das größere Feld wird der Gegenstandsbezeichner eingetragen, das ist eine Abkürzung für den Namen des Gegenstandes. Die zwei Felder für die Gegenstandsbezeichner sind Drop-Down-Felder. Wird ein Gegenstand aus dem Konto ausgebucht, so kann der Name direkt eingetippt oder aus der Drop-Down-Liste ausgewählt werden. Die Drop-Down-Liste ist nur dann gefüllt, wenn das Verarbeiten schon einmal stattgefunden hat und wenn Textbuch den Vorgang klar als Ausbuchen erkennt: Hierfür muß das Konto im Kontenplan nicht nur mit (Liste), sondern auch mit (aktiv) bzw. (passiv) markiert sein. In diesem Fall setzt Textbuch sogar den EUR-Betrag von selbst ein, und zwar sowohl beim Auswählen eines herauszubuchenden Gegenstandes als auch bei der Änderung der Stückzahl. Den vorgeschlagenen EUR-Betrag können Sie aber immernoch von Hand ändern.
Wenn ein Betrag Mehrwertsteuer enthält und Sie für Mehrwertsteuer optiert haben, dann können Sie unten im Dialogfenster angeben, ob der Betrag Mehrwertsteuer enthält oder nicht. In den meisten Fällen werden Sie hier gar nichts verändern müssen, denn im Kontenplan sind mit den Zeichen (o) (h) und (v) (für ohne, halb, voll) schon die Konten entsprechend markiert, also Literatur mit (h) und Post mit (o).
Überlicherweise werden die Beträge als Bruttobeträge inkl. Mwst. eingegeben. Im Handel ist es aber z. T. auch üblich, die Nettobeträge zu buchen.
Die Höhe des Mehrwertsteuersatzes hängt auch vom Datum ab, da Textbuch zwei Mehrwertsteuerhöhen und einen dazugehörigen Stichtag (Verarbeiten - Einstellungen) speichern kann.
Unabhängig von der eigentlichen Euro-Umstellung, die beim Übergang von einem Buchungsjahr zum anderen stattfindet, können Sie im Buchungsdialog in der jeweils anderen Währung buchen. Hierfür setzen Sie das Hakerl Euro oder entfernen es. Unterhalb des Eingabefeldes für den Betrag sehen Sie den Betrag in der jeweils anderen Währung. Beim Übertragen in den Editor wird dann der Betrag ggfs. in die Währung des Buchungsjahres sofort umgerechnet.
Wenn Sie den Buchungsdialog verlassen wollen, drücken Sie übertragen oder verwerfen, je nachdem ob die getätigten Eingaben im Dialogfeld in die aktuelle Editorzeile übertragen werden soll oder die Eingaben verworfen werden sollen.
Wenn hintereinander mehrere Buchungen über den Buchungsdialog eingegeben werden sollen, so drücken Sie statt übertragen +nächster. Das hat dann die Wirkung wie bei übertragen, aber es wird der Buchungsdialog sofort erneut gestartet. +nächster startet den Buchungsdialog mit leeren Eingabefeldern, während +ähnlicher die Daten der letzten Buchung beibehält, sinnvoll also für das Buchen mehrerer ähnlicher Buchungen.
Textbuch orientiert sich bei der Formatierung der neuen Zeile, wenn sie noch nicht vorhanden war, an der vorherigen Zeile. Wenn keine Zeile vorher eingegeben wurde, so füllen Sie im Editor die Zeile selbst Ihrem Empfinden nach mit Leerzeichen auf. Der nächste Buchungssatz wird dann automatisch so formatiert wie Sie es einmal vorgegeben haben.
Im Einstellungen-Buch finden Sie unter Computer die Möglichkeit,
eine Tabulator-Reihenfolge für den Buchungsdialog zu definieren. Das ermöglicht
Ihnen eine schnelle Benutzung des Buchungsdialoges allein über die Tastatur,
wobei die Eingabetaste grundsätzlich der Taste +nächster entspricht.