Private Körperschaften (insbesondere die Rechtsform GmbH) müssen in Deutschland doppelte Buchführung betreiben, Einzelpersonen und öffentliche Körperschaften dagegen nicht. Für Personengesellschaften ab einer bestimmten Größe ist ebenfalls die doppelte Buchführung verbindlich. Die Alternative zur doppelten Buchführung ist die kameralisitsche Buchführung oder Einnahmenüberschußrechnung. Hier werden nur die laufenden Ausgaben und Einnahmen notiert und es gibt keine Bestandskonten. Das einzige Element, das über eine reine Einnahmenüberschußrechnung bei Privatpersonen hinausgeht, sind die Abschreibungen. Statt eine Anschaffung über 410 EUR (800 DM) direkt in der Ausgabenliste aufzuführen, werden stattdessen jährliche Abschreibungsraten gebucht.
Kurioserweise betreibt der Gesetzgeber, die öffentliche Hand, selbst meist keine doppelte Buchführung, schreibt es aber für private Betriebe vor.
Mit der rot-grünen Steuerreform vom Sommer 2000 wird es nun für manche Personengesellschaften ratsam, zur Kapitalgesellschaft sprich GmbH zu wechseln, denn nur so kommt man in den Genuß der niedrigeren Steuern insbesondere für einbehaltene Gewinne. Was auf den ersten Blick ungerecht erscheint, birgt aber schon eine gewisse Logik: nur wenn Gegenstände einer Firma genau buchungstechnisch erfaßt werden und somit das Eigentum der Firma vom Eigentum des Firmeninhabers abgegrenzt ist, kann überhaupt von "einbehaltenen Gewinnen" gesprochen werden. Die doppelte Buchführung mit seinen Bestandskonten und der Erfassung von Gegenständen ist somit Voraussetzung für die Steuervergünstigungen. Um eine juristisch klare Trennlinie zu ziehen, hat sich der Gesetzgeber wohl für die Unterscheidung zwischen Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften entschieden, und nicht als Kriterium die Anwendung bzw. Nicht-Anwendung einer "vollständigen doppelten Buchführung" gewählt, was wohl kaum praktikabel wäre!
Wenn Sie eine Kapitalgesellschaft in Form der GmbH gründen wollen, so nehmen Sie drei Unannehmlichkeiten in Kauf: die Aufbringung von 25.000 EUR Eigenkapital (in Form von Bargeld, aber auch von Sachwerten wie Computer, Auto usw.), die Verpflichtung zur Abführung der Umsatzsteuer schon bei Rechnungsstellung sowie die Verpflichtung zur doppelten Buchführung. Aber die doppelte Buchführung ist nicht nur eine Last, sie hat auch ihre Vorteile. Deshalb gibt es auch Personengesellschaften und insbesondere Vereine, die freiwillig die doppelte Buchführung anwenden: