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Einrichten von Textbuch für die eigene Buchhaltung

Das kleine Installationsprogramm TBINSTAL legt ein neues Verzeichnis Ihrer Wahl an, in dem Ihre Firmendaten (Kontenplan usw.) abgelegt werden. Außerdem wird ein Programmobjekt erzeugt, das auf TBUCH.EXE zeigt und dabei das neue Verzeichnis mit Ihren Firmendaten als Arbeitsverzeichnis (aktuelles Verzeichnis) angibt. Klicken Sie nun auf das neue Programmobjekt (Win95/NT Start - Programme - Textbuch, OS/2 Programmobjekt auf der Arbeitsoberfläche).

Sie erhalten nun einige Zwischenfragen und Informationen. Falls es noch kein Jahres-Verzeichnis (99, 00, 01 usw. in Ihrem neuen Firmendaten-Verzeichnis) für die einzelnen Buchungsjahre gibt, schlägt Textbuch vor, ein solches anzulegen. (Das Installationsprogramm Tbinstal.exe legt zumindest ein Jahr schon an.) Mit Jahr - neues Jahr anlegen können Sie dann noch weitere Jahre anlegen, aber immer nur Folgejahre. Wenn Sie frühere Jahre nachträglich anlegen wollen, müssen Sie dies über das Betriebssystem selbst machen. Lassen Sie aber bitte keine Lücken in den Jahres-Verzeichnissen (98, 00, 01).

Der zweite Schritt ist das Anpassen des Kontenplans nach Ihren Bedürfnissen. Lesen Sie hierfür das ausführliche Kapitel in dieser Dokumentation oder beachten Sie zumindest die Sprechblasen-Hilfe im Editor. Nachdem Textbuch das Fehlen des Kontenplans bemerkt hat, kopiert es den Beispiels-Kontenplan in Ihr Firmendaten-Verzeichnis und öffnet auch noch gleich die Datei ZUSKONT.TXT, die zusätzliche Konten enthält. Sie können mit einem Doppelklick in die gewünschte Zeile von ZUSKONT.TXT die Zeile in die Zwischenablage kopieren und mit Umschalt-Einfg die Zeile an die Cursorposition von KONTPLAN.TXT kopieren.

Häufig benutzte Konten können Sie noch mit Konto-Buchstaben versehen. Mit Kontextmenü - freie Konto-Buchst. können Sie sich die noch freien Buchstaben/Ziffern anzeigen.

Wenn der Kontenplan fertig angepaßt ist, speichern Sie den Kontenplan ab (Kontextmenü - Datei - Sichern). Textbuch verarbeitet sofort die Daten und gibt evtl. schon erste Fehlermeldungen aus. Wiederholen Sie das Abspeichern, bis keine Fehler mehr gemeldet werden.

Melden Sie nun mit Jahr - (Jahreszahl) das gewünschte Buchungsjahr an und rufen mit Eingabe - Anfangsbestand den Anfangsbestand, z. B. 00\AB.TXT, auf. Wenn diese Datei noch nicht vorhanden ist, erzeugt Textbuch automatisch eine Rohfassung. Hier müssen Sie alle Anfangsbestände der Bestandskonten eingeben, sofern sie nicht Null sind.

Rufen Sie nun Verarbeiten - Einstellungen - Programm auf und überlegen Sie sich, wie Sie die Buchungssatz-Listen gliedern wollen. Standardmäßig werden alle Buchungssätze in die Datei z. B. 00\BUCH.TXT eingetippt. Sie können aber auch die Buchungssätze auf mehrere Dateien aufteilen. Textbuch verfügt übrigens über eine Editor-Suchfunktion "Buchungssatz suchen über alle Buchungssatz-Dateien" (Knopf mit Taschenlampe Buchung), so daß eine große Zahl von Buchungssatz-Dateien (z.B. monatlich eine Datei) grundsätzlich nicht von Nachteil sein muß.

Mit Verarbeiten - Einstellungen - Namen müssen Sie nun noch den Namen Ihrer Firma eintragen. Wenn Sie statt "HINZ UND KUNZ GmbH" den Namen Ihrer Firma eintragen, erscheint diese Seite des Hilfetextes nicht mehr automatisch.

Sie finden nun unter Eingabe Ihre Buchungssatz-Dateien. Sie können jetzt mit dem Eingeben der Buchungssätze beginnen. Wenn Sie den Buchungsdialog benutzen, müssen Sie die erste Zeile mit Hand nachformatieren, indem Sie weitere Leerzeichen einfügen. Die folgenden Zeilen werden dann automatisch so formatiert wie die vorangegangene Zeile.

Mit einem Doppelklick in das obere Meldungsfenster starten Sie das Verarbeiten. Machen Sie das nicht zu selten, um nicht zu viele Fehlermeldungen zu erhalten!

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