zum Hauptkapitel Einführung in die doppelte Buchführung

Schlußbuchungen

Am Ende des Jahres werden sog. Schlußbuchungen durchgeführt. Dies sind u.a. und manche Buchungen, die ("aus Schlamperei") erfahrungsgemäß erst am Jahresende getätigt werden. Ich lege für die Schlußbuchungen immer eine Buchungssatz-Liste in einer eigenen Datei an.

Zu einigen Punkten sind Anmerkungen nötig.

Rückstellungen

Rückstellungen werden für künftige mit Sicherheit anfallende Ausgaben gebildet. Es ist am besten vergleichbar mit der Buchung bei offenen Rechnungen, nur daß noch keine Rechnung vorhanden und somit auch noch kein genauer Betrag bekannt ist. Das Schulbeispiel ist die Pensionsrückstellung großer Firmen. Kleine Firmen müssen z.B. für das Jahr 1999 eine Rückstellung in Höhe des Steuerberater-Honorars bilden. Da der endgültige Jahresabschluß vom Steuerberater immer erst im Folgejahr 2000 durchgeführt wird und erst dann eine Rechnung vom Steuerberater existiert, muß eine Rückstellung gebildet werden:

r Rechts- und Beratungskosten
R Rückstellungen

31.12.00 Rückstellung Steuerberater 99   r:R o   2500,00

Mit dem "o" wird verhindert, daß Textbuch die Mehrwertsteuer schon abführt, bevor eine Rechnung existiert.

Trifft dann im folgenden Jahr die Rechnung ein, wird der Rechnungsbetrag, wenn er gleich gezahlt wird mit "Rückstellung an Girokonto" gebucht, sonst über das Konto "Verbindlichkeiten aus Lief./Leist." zwischengepuffert. Meist entspricht die Rechnung aber nicht genau dem rückgestellten Betrag. Dann muß die Differenz entweder als Korrekturbuchung gebucht werden oder in "außerordentlichen Ertrag" bzw. "außerord. Aufwand".

R Rückstellungen
9 Außerord. Ertrag
G Girokonto

20.05.00 Bezahlung Stber. 94, Aufl.Rückst.   R:G     2300,00
20.05.00 Aufl. verbliebene Rückst.           R:9      200,00

Verlangt der Steuerberater Mehrwertsteuer, so muß die Vorsteuer von Hand als eigener Buchungssatz gebucht werden, da wegen fehlendem Aufwandskonto in der Buchung (das Aufwandskonto war schon bei der Bildung der Rückstellung beteiligt) der Umsatzsteuer Automatismus von Textbuch nicht greift.

Ausgleichsbuchungen zwischen Gesellschafter und Gesellschaft

Am Jahresende sollten eventuelle Schulden / Guthaben zwischen Gesellschafter und Gesellschaft ausgeglichen werden. Leidet die Firma an Liquiditätsproblemen und schießen Gesellschafter ständig Privatgeld zu, so sollten die GmbH die ausstehenden Einlagen von den Gesellschaftern einfordern. Ein längerfristiges Darlehen (als Fremdkapital und nicht Eigenkapital) vom Gesellschafter an die Gesellschaft wird nur dann geduldet, wenn der Gesellschafter die marktüblichen Zinsen erhält. Ausstehende Einlagen können eingezahlt werden, ohne daß der GmbH-Vertrag (Notar erforderlich) geändert wird. Eine Erhöhung des Eigenkapitals erfordert eine notarielle Vertragsänderung; die Umwandlung von kurzfristigem Gesellschafterdarlehen in Eigenkapital (Reduzierung der ausstehenden Einlagen) kann einfach mit einem Buchungssatz durchgeführt werden, ohne irgendwelche Bankkonten.

Benutzt der Gesellschafter das Firmentelefon auch für private Zwecke, so sollte die Firma ihm eine Rechnung schreiben. Umgekehrt kann er der Firma eine Rechnung über anteilige Gebühren seines Privattelefons schreiben, was aber vom Finanzamt nicht so gerne gesehen wird.

Abschreibung von Forderungen

Wird eine Rechnung aller Wahrscheinlichkeit nach nicht mehr beglichen, ist sie spätestens am Jahresende abzuschreiben.

s sonstiger Aufwand
O Offene Rechnungen

31.12.00 Ford.Ausfall Rech. an Pleitegeier&Co    s:O   2000,00

Die Umsatzsteuer, die mit Einbuchung der Rechnung schon bezahlt wurde, wird jetzt als Vorsteuer von Textbuch wieder herausgezogen. Prinzipiell kann eine solche Buchung auch als Korrekturbuchung durchgeführt werden. Das birgt aber die Gefahr, daß der Saldo von Erfolgskonten negativ wird, was Verwirrung stiften kann.