Wenn Sie für Umsatzsteuer optiert haben oder auch als GmbH müssen Sie Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben. Die Voranmeldungen dienen dazu, daß die abzuführende Umsatzsteuer (minus Vorsteuer) nicht erst mit bis zu einem Jahr Verzögerung - oder noch länger bis zur Ausfertigung der Steuererklärung bzw. des Jahresabschlusses - beim Finanzamt ankommt. Im Idealfall entspricht die Summe der im Laufe des Jahres gezahlten Voranmeldungen genau dem Betrag, der dann am Jahresende im Jahresabschluß ausgewiesen wird. Aufgrund häufiger Rechenfehler und Korrekturbuchungen können in kleinerem Maße Differenzen sich ergeben. Wird nicht eine große Nachzahlung fällig, zeigt sich das Finanzamt hier kulant.
Das deutsche Finanzamt regelt die Voranmeldungen folgendermaßen: Bis zu einer jährlichen Umsatzsteuer von 6.000 EUR genügt eine vierteljährliche Abgabe, bei höheren Beträgen müssen Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldungen monatlich durchführen. Sie werden vom Finanzamt benachrichtigt, wenn Sie von vierteljährlicher auf monatliche Abgabe oder umgekehrt wechseln sollen.
Das Umsatzsteuer-Voranmeldungsformular hat viele Zeilen, in der Regel werden Sie aber nur ganz wenige davon ausfüllen müssen. Um die Beträge zu erhalten, die Sie in das Formular eintragen müssen, können Sie entweder in den entsprechenden Ausgabedateien nachsehen, wobei Sie dann von Hand kleinere Berechnungen durchführen müssen. Oder Sie benutzen die beiliegende Datei UST.SMA, die genau die hierfür benötigten Anweisungen enthält. Gehen Sie hierfür bitte folgendermaßen vor:
Einrichten der Datei UST.SMA
Standardmäßig bearbeitet Textbuch nur die Schema-Datei AUSGABE.SMA. Hinter der Datei AUSGABE.SMA muß nun noch die Datei UST.SMA verarbeitet werden. Tragen Sie hierzu unter Verarbeiten - Einstellungen - Indexzunge Programm unter Schema-Dateien hinter AUSGABE.SMA noch UST.SMA ein. Hierbei ist die Reihenfolge wichtig: zuerst der normale Abschluß, dann erst die Umsatzsteuerberechnungen, die auf dem normalen Abschluß aufbauen.
Starten Sie nun das Verarbeiten Ihrer Daten. Wenn Sie nun nicht ein eigenes Umsatzsteuer- bzw. Vorsteuerkonto eingerichtet haben (das ist dann der Fall, wenn Sie nicht diese Konten von ZUSKONT.TXT nach ALLEKONT.TXT selbst kopiert haben), wirft Textbuch einige Fehler aus. Doppelklicken Sie die Fehler an und editieren die Datei UST.SMA entsprechend Ihrer reduzierten Erfordernisse, indem Sie die Berechnungen um die bei Ihnen gar nicht existierenden Konten streichen. Folgen Sie den Anweisungen in den Kommentarzeilen darüber.
Die benutzten Konten bei ***Konto entsprechen denen des Original-Kontenplans von Textbuch. Evtl. müssen Sie diese Konto-Nummern abwandeln, wenn Sie andere Konto-Nummern (oder ggfs. Konto-Buchstaben) verwenden.
Wiederholen Sie das Verarbeiten, bis keine Fehlermeldung mehr erscheint.
Ausfüllen des Voranmeldungs-Formulars
Nach dem Verarbeiten finden Sie eine weitere Ausgabe-Textdatei UstVor.txt. In dieser Datei finden Sie alle relevanten Zahlen sowie die Zeilenangaben, die Sie für das Ausfüllen des Voranmeldungsformulars benötigen.
Umsatzsteuer-Verrechnung
Am Ende der Datei UstVor.txt schreibt Textbuch einen Grobentwurf der Buchungssätze, die nach dem Ausfüllen des Voranmeldungs-Formulars in Ihre aktuelle Buchungssatz-Datei per Zwischenablage übertragen werden muß. Hierbei müssen Sie nur den Buchungstext um den Monat bzw. das Quartal ergänzen. Starten Sie nun die Verarbeitung erneut. Der Hinweis in roter Schrift:
Hinweis: Salden von Umsatzsteuerkonten noch nicht auf Verrechnungskonto gebucht (somit Bilanz noch nicht konsistent)
darf nun nicht mehr erscheinen. Die Salden der (quasi temporären)
Umsatzsteuerkonten sind nun wieder Null, die Schuld an das Finanzamt ist auf das
Umsatzsteuer-Verrechnungskonto gebucht. Mit einem Buchungssatz "Umsatzsteuer-Verrechnung
an Girokonto" (bzw. umgekehrt wenn die Vorsteuer höher ist als die Umsatzsteuer)
können Sie dann die Banküberweisung (bzw. die Erstattung) buchen.